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El concepto de oficina digital se encuentra en la actualidad completamente integrado en el vocabulario de muchas empresas y trabajadores de todo el mundo para los que la tarea de digitalizar documentos se encuentra presente en su día a día en el trabajo.
La expansión de este término se debe a que se trata de uno de los principales requisitos para que las empresas resulten competitivas en la nueva economía digital. En este post explicamos cuál es la estrategia mejor organizada de digitalizar documentos, sus beneficios y cómo llevarla a cabo.
¿Para qué sirve la digitalización de documentos?
En este mismo blog ya hemos dedicado un post a esa nueva concepción del espacio de trabajo, y también hemos abordado en detalle la idea de la oficina paperless, que consiste en eliminar la documentación impresa para sustituirla por documentación digital.
Sobre este último punto existen numerosos estudios que tratan sobre los costes considerables, y sin embargo muchas veces inadvertidos, de un uso excesivo del papel. Por ello, aunque digitalizar toda la documentación de una empresa es una tarea ardua que no debe menospreciarse (ni pensar que es únicamente tener una cuenta en Google Drive), hacerlo resultará en un significativo ahorro de costes y una importante limpieza de nuestra base de datos.
Además, supondrá dar un paso muy importante en cuanto a la digitalización de procedimientos, y la liberación de espacio de almacenamiento y no sólo mejorará el orden en la oficina, sino también la productividad de los empleados, a la vez que contribuye a la sostenibilidad medioambiental.
Los costes asociados al uso de documentos en papel
Las organizaciones que aún no han apostado por un modelo paperless gastan de media más que las que sí en materia de archivo y recuperación de documentación impresa.
Sin embargo, es cierto que estas y otras cifras resultan a menudo difíciles de calcular en el contexto de la mayoría de empresas, en las que sigue siendo habitual ver enormes pilas de papeles acumulados por todas partes. Pero hoy en día, existen numerosas webs que permiten realizar un cálculo aproximado de cuánto nos cuesta todo ese papel que a menudo seguimos percibiendo como un elemento infinito e insustituible de nuestro trabajo diario.
Librarse del papel permite a las empresas reducir costes de impresión y envío, ahorrar espacio de almacenamiento, poder acceder de forma más rápida, segura y descentralizada a sus documentos y hasta realizar una contribución positiva al medio ambiente por una gestión documental más verde.
Esta amplia variedad de ventajas hace que muchas empresas omitan dos detalles importantes:
- Que la oficina paperless no puede implantarse de la noche a la mañana por utilizar simplemente más el correo electrónico.
- Que incluso en una transición rápida, no debe olvidarse que el volumen de papel del que disponemos no puede, simplemente, desaparecer. Debemos proceder a todo su archivo digital dentro de un estructurado proceso de digitalización.
¿Qué tipo de documentos se pueden digitalizar?
Entre los tipos de documentos que se suelen conservar en los archivos de las empresas de manera física, encontramos muchos de ellos que podrían almacenarse de forma digital, beneficiándose así de las grandes ventajas de la digitalización de documentos. Los más comunes son:
- Facturas, albaranes y recibos. Son documentos que reflejan las operaciones realizadas por la empresa con sus clientes o proveedores. Este tipo de documentos han de tener una numeración correlativa, así como reflejar las fechas de emisión y recepción. Por otro lado, han de ser contabilizados y ha de llevarse un registro de las facturas cobradas y aquellas que están pendientes de pago.
- Otros documentos relativos de clientes. A diferencia de los anteriores, puede ser otra información que se haya recibido de ellos, como estudios o presupuestos comerciales realizados para operaciones, etc.
- Contratos y documentos legales relacionados con las operaciones con proveedores y prestadores de servicios.
- Documentación de carácter financiero, que incluye los contratos realizados, información sobre productos, activos y pasivos en diversas entidades financieras…
- Documentos de carácter fiscal, donde se incluyen todos aquellos que constituyan justificantes, clasificados por autoliquidaciones, impuestos y fechas.
- Documentos relacionados con recursos humanos y trabajadores, como contratos, seguros sociales, renuncias, bajas laborales, nóminas, etc.
¿Cómo llevar a cabo la tarea de digitalizar documentos en una empresa?
Para implementar en una empresa un sistema de gestión documental digital hay que planificar cómo se van a almacenar, administrar y controlar todos los documentos dentro de la organización.
Se trata de transformar todos los documentos en papel en formato digital y archivarlos en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla estén donde estén, incluso desde sus dispositivos móviles con un correo electrónico.
Tender hacia una oficina sin papeles requiere incorporar nuevos protocolos y tecnologías para trabajar en digital, pero también una estrategia de digitalización de documentos en tres pasos:
- ¿Cómo capturamos los documentos físicos?
- ¿Cómo los almacenamos en archivos digitales?
- ¿Cómo accedemos a ellos una vez digitalizados?
1. ¿Cómo capturamos los documentos?
El primer paso que nuestro proceso de digitalización requiere es decidir quiénes se encargarán de la digitalización, con qué formato y mediante qué tecnología.
En tanto que el escaneo de documentos no es una práctica tan generalizada como el uso de un procesador de textos o el de una impresora convencional, siempre es mejor limitar el número de integrantes del equipo que lleva a cabo esta tarea, a fin de garantizar la homogeneidad del formato de los archivos resultantes. En este sentido, resulta recomendable optar por resoluciones de 300 dpis, escanear en blanco y negro y que los archivos de destino tengan formato PDF.
Por lo que respecta a la tecnología, es importante optar por una única solución de software de entre todas las disponibles en el mercado. En esta decisión debe tenerse en cuenta si las personas a cargo de la digitalización van a estar físicamente en la oficina –en cuyo caso resultan idóneos los escáneres de sobremesa o los dispositivos multiuso, que pueden emplearse también como faxes o impresoras– o si van a hacerlo a distancia, supuesto en que resultaría más aconsejable utilizar apps que permiten escanear documentos mediante las cámaras de los dispositivos móviles.
También es importante plantear la conveniencia de incorporar al escaneo un análisis OCR, que es el que permite pasar de un texto impreso a uno digital mediante la interpretación de caracteres, y que nos ofrecerá la posibilidad de realizar búsquedas hipertextuales dentro de los documentos una vez digitalizados.
2. ¿Cómo almacenamos los documentos digitalizados?
Esta decisión gira fundamentalmente en torno a la elección de una solución de almacenamiento en la nube y a determinar si es necesario complementarla o no con una copia de seguridad física.
El mercado ofrece muchas plataformas de almacenamiento, pero las principales prestaciones a considerar deberían ser:
- La posibilidad de crear distintos niveles de acceso, de modo que algunos usuarios puedan leer y editar los documentos y otros en cambio visualizarlos en modo ‘sólo lectura’;
- La compatibilidad multiplataforma, que permite acceder a los documentos indistintamente desde portátiles, equipos de sobremesa o smartphones;
- Su nivel de seguridad, a fin de garantizar la integridad de los documentos y la confidencialidad en su acceso.
3. ¿Cómo accedemos a los documentos una vez digitalizados?
Una vez decidido el sistema de almacenamiento de los archivos digitalizados, debe consensuarse una estructura de carpetas simplificada, autoexplicativa y flexible, en la que es importante distinguir entre dos tipos de documentos:
- Los que digitalizamos sólo a efectos de archivo, y que consultaremos por lo tanto con poca frecuencia.
- Los documentos de uso más recurrente, como por ejemplo contratos, facturas, etc., que deberán ser fáciles de localizar, y por lo tanto, lo ideal es que no se requieran más de tres o cuatro clics para acceder a ellos.
Gestión documental digital gracias a Signaturit
En Signaturit somos firmes defensores de la oficina paperless, y por eso nuestra solución permite eliminar el papel en todos aquellos procesos en los que se requiere la firma de documentos o contratos: los documentos se crean ya en formato digital, se firman desde cualquier dispositivo – smartphone, tablet, portátil u ordenador de sobremesa, y una vez firmados se almacenan directamente en la nube.
De este modo, los equipos de trabajo que tienen que gestionar toda esa documentación puedan hacerlo de forma descentralizada y multiplataforma. Si quieres, puedes probar gratis Signaturit durante 7 días. ¡Haz click aquí!
Este post fue publicado originalmente el 29/11/2016.
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