Desde finales del 2018 ISS Facility Services Iberia comenzó a utilizar la firma electrónica para digitalizar y acelerar uno de sus procesos fundamentales que analizamos a continuación:
La firma de contratos de trabajo
Un contrato claro y sólido es el fundamento en el que descansa el éxito de cualquier empresa de gestión de servicios. Ambas partes deben comprender enteramente el contenido y las demandas del mismo, y asumir el compromiso de cumplirlo.
Tener o no éxito en la ejecución del servicio de Facility Management depende, en gran medida, de un proceso de incorporación del personal bien planificado y ejecutado.
Si la tramitación del contrato no se cierra por retrasos u olvidos, el servicio externalizado se ve afectado lo que perjudica la calidad del servicio.
Por ello, en busca de un proceso eficiente de gestión de firma de contratos de trabajo, ISS Facility Services Iberia comenzó un proyecto junto con Signaturit para asegurar los mejores resultados. Y lo han conseguido.
¿Qué RETOS tenía ISS Iberia con la firma de los contratos laborales?
Antes de utilizar Signaturit, ISS Facility Services Iberia detectó que su principal problema a la hora de gestionar la firma de los contratos laborales era la dispersión geográfica de sus futuros trabajadores.
Con 6.000 mil procesos de altas al mes, con muchas casuísticas distintas de contratos y con trabajadores ubicados en todo el territorio de la Península Ibérica, en muchas ocasiones al futuro empleado le resultaba muy difícil acudir a firmar el contrato laboral de forma presencial a alguna de las 29 oficinas con las que cuenta ISS Facility Services Iberia.
⚠️ Un ejemplo de la problemática a resolver: la distancia entre oficinas y empleados La oficina en Barcelona se encuentra en Hospitalet de Llobregat pero ISS Facility Services Iberia cubre incorporaciones de nuevos empleados en bancos, supermercados, oficinas, etc. en toda la provincia. En ocasiones el trabajador tenía que desplazarse más de 100 km para firmar el contrato de trabajo y volver de nuevo a su localidad para incorporarse a su centro de trabajo.
¿Cómo era el proceso de firma de contratos laborales antes de utilizar Signaturit?
El gestor laboral, el profesional especialista en asuntos laborales de ISS Facility Services Iberia, es quien contactaba con el candidato por teléfono y, tras acordar su incorporación, generaba el contrato desde la plataforma de Conektia, un software de gestión de recursos humanos.
Para evitar los problemas de desplazamientos de los empleados, este profesional enviaba el contrato laboral a los domicilios de los trabajadores por correo postal (40% de los envíos), o por correo electrónico (el 60% restante), con los inconvenientes que ambos procesos conllevan.
INCONVENIENTES
Con el proceso de firma de contratos laborales tradicional: Proceso costoso y lento.⌛ Difícil saber con precisión la fecha de firma del contrato laboral. Demasiado volumen de papel. Seguimiento contínuo de los empleados para conseguir los contratos firmados.
Por un lado, la lentitud y la posibilidad de extravío de la documentación en los casos de envíos postales y por otro, la falta de agilidad de los envíos realizados a través del correo electrónico, ya que en este caso se requería que los trabajadores imprimiesen los contratos laborales para poder firmarlos y enviarlos de nuevo a ISS Facility Services Iberia.
Además, a nivel interno, gestionar los contratos en papel suponía un uso del tiempo muy ineficiente, puesto que no sólo se tenían que imprimir, escanear y enviar a los empleados, sino que además se debía realizar un seguimiento continuo a estos últimos para conseguir que firmasen los contratos y los enviasen de nuevo firmados.
Asimismo, junto con el contrato laboral se debían enviar otros documentos que también deben ser firmados, con lo que se generaba un volumen de papel increíble, que una empresa con un fuerte compromiso medioambiental como ISS Facility Services Iberia no se podía permitir.
ISS Iberia calculó que, de media, la tramitación de esta firma del contrato laboral mediante el mecanismo tradicional de envío postal, desde el momento en que se solicitaba hasta que se obtenía firmado, podía superar los 7 días.
Volumen de envíos de contratos laborales
El negocio del ISS Iberia supone un volumen mensual muy elevado de contratos laborales que requieren ser firmados, con todo lo que ello conlleva en cuanto a gastos de personal, horas invertidas en gestión documental, coordinación y comunicación entre el gestor laboral, gestor de servicios y el trabajador, gastos de papel y de otros materiales consumibles relacionados.
Además, esta cifra no es estática, de hecho, aumenta en muchas ocasiones por la necesidad de cubrir vacantes, permisos y sustituciones.
Por ejemplo, los envíos mensuales se duplican o incluso triplican de junio a septiembre por rotaciones de personal por el periodo de vacaciones.
Documentación que forma parte del expediente laboral de un empleado de ISS Facility
Services Iberia:
+ El contrato laboral+ El contrato friendly: un resumen visual con los 10 datos fundamentales del contrato laboral para facilitar su comprensión al trabajador.
+ El documento de prevención de riesgos laborales para el puesto de trabajo en concreto: el trabajador debe firmar el recibí de dicho documento.
+ Documento relativo a la LOPD para su aceptación.
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Documentación que forma parte del expediente laboral de un empleado de ISS Facility
Services Iberia: + El contrato laboral+ El contrato friendly: un resumen visual con los 10 datos fundamentales del contrato laboral para facilitar su comprensión al trabajador. + El documento de prevención de riesgos laborales para el puesto de trabajo en concreto: el trabajador debe firmar el recibí de dicho documento. + Documento relativo a la LOPD para su aceptación. |
El proceso de firma de contratos laborales con firma electrónica
Después de detectar estos problemas, ISS Facility Services Iberia decidió integrar la firma electrónica avanzada, a través de su software habitual, Conektia, para la firma de los contratos de trabajo.
En un principio se tramitan de forma digital todas aquellas nuevas incorporaciones de trabajadores que cuentan con correo electrónico, más de 2.200 firmas mensuales, con el objetivo de llegar al 100% de los contratos laborales.
¿Cómo es el proceso de envío?
El proceso de envío de documentos a firmar se concreta en 5 sencillos pasos:
- El gestor laboral accede a la plataforma de Conektia.
- Sube el documento a firmar o escoge una plantilla previamente preparada.
- Incluye los campos que el firmante deba cumplimentar y el campo de firma.
- Introduce el email del destinatario
- Hacer click en “Enviar Documento”
El trabajador recibe el documento en su correo electrónico y puede firmarlo en 3 pasos y sin necesidad de estar registrado en Signaturit.
Tan sólo necesita tener un dispositivo – ordenador, tablet o móvil – con acceso a internet, y cuando recibe el email debe proceder como sigue:
- Abrir el correo electrónico.
- Hacer click en “Ver Documento”
- Leer el documento y firmar.
Una vez firmado, tanto el remitente como el firmante reciben automáticamente una copia del documento en su correo electrónico.
Ventajas del uso de la firma electrónica para los gestores laborales
Los gestores laborales han ganado tiempo gracias a la firma electrónica. El proceso de generación del documento en papel tardaba entre 3 y 4 veces más que la generación del documento digital.
De media, estos profesionales dedicaban 10 minutos en imprimir el contrato, mientras que con Signaturit tardan 10 segundos en crearlo de forma digital y en enviarlo a firmar.
Además, una vez firmados, los documentos se suben automáticamente a los expedientes laborales digitales de los trabajadores, que están ordenados, seguros y accesibles en todo momento y desde cualquier lugar: partes de baja, solicitud de cambios de cuenta bancaria, documentos de LOPD, etc.
Han ganado así en tiempo y seguridad, porque lo que está en el expediente digital nunca se pierde. Se almacena con los metadatos correspondientes cualquier documento que tenga relación con el trabajador.
¿Cómo fue la puesta en marcha de la herramienta de firma electrónica?
La puesta en marcha de la firma electrónica en ISS Facility Services Iberia no revistió ninguna complejidad. De hecho, el proceso de integración con la plataforma Conektia fue relativamente rápido y los trabajadores de ISS Facility Services Iberia no tuvieron ningún problema en aprender a utilizar la herramienta y adaptarse al nuevo flujo de trabajo.
“Gracias a Signaturit en cuestión de minutos los gestores laborales tienen los contratos firmados. Hemos dado sin duda un salto cualitativo con respecto a nuestra gestión anterior.”
Manolo Gerbolés, Director de Administración de Personal en ISS Facility Services Iberia
Ahorro en cifras al año
- Papel en documentación laboral
6.000 envíos de documentación laboral al mes, de 20 páginas cada envío, supone un total de 1.440.000 páginas al año.
Un pack de 500 hojas (A4, 80 g/m²) de color blanco cuesta 4,90€, con lo cual el coste de 1 página son 0,01 €. Por tanto, el coste de papel necesario es de 14.112 € al año. - Tóner
Un tóner negro con una duración estimada de 2.600 páginas (según ISO/IEC 19752) cuesta 62€, con lo cual el coste de imprimir 1 página es de 0,02 €. Por tanto, imprimir las 1.440.000 páginas cuesta 34.338 €. - Envío postal
Si el 40% debe enviarse a los trabajadores por correo postal: El envío ordinario de Correos es de 1,10€ por carta (más de 50gr. y hasta 100gr.). Por tanto, enviar 72.000 documentos laborales por correo postal supondría un importe de 79,200 € al año. El envío certificado de Correos es de 4€ (más de 50gr. y hasta 100gr.). Por tanto, enviar los 72.000 contratos laborales mediante envío certificado ascendería a un total de 288.000 € al año.
Ventajas que ISS Facility Services Iberia obtiene gracias a la firma electrónica
En palabras de Manolo Gerbolés, Director de Administración de Personal en ISS Facility Services Iberia, las ventajas de usar Signaturit son:
La simplificación de procesos ⏩
En pocas palabras: han conseguido acelerar tiempos y reducir costes.
Ahora el propio gestor laboral puede cerrar todo el proceso y completar el expediente digital de la nueva incorporación sin necesitar ningún desplazamientos.
La usabilidad ✌️
ISS Facility Services Iberia valora la facilidad de uso que tiene la herramienta de firma electrónica, ya que casi no se tiene que explicar cómo funciona a quienes tienen que usarla.
La seguridad 🔒
La seguridad de la información que se almacena en formato digital es muy superior a la seguridad de los documentos que se archivan en papel.
Para ISS Facility Services Iberia era una necesidad que estos documentos cumpliesen con las máximas exigencias en cuanto a la seguridad de la información y, la legalidad de las firmas, al tratarse de contratos laborales.
En este aspecto Signaturit ofrece todas las garantías, certificados y auditorías necesarias para estar tranquilos.
El expediente digital del trabajador 🗂️
Gracias a su digitalización y su almacenamiento en el expediente digital todos los documentos nunca se pierden y se facilita su búsqueda para los profesionales que gestionan multitud de documentos al día.
Además, el trabajador puede acceder a su contrato firmado desde su correo electrónico en cualquier momento.
El cumplimiento con su compromiso de gestión ambiental 🌱
Por este compromiso con el respeto en la gestión ambiental ISS Facility Services Iberia incorporó la firma electrónica para digitalizar sus procesos de alta de nuevos trabajadores y eliminar así el uso del papel.