Aquaservice es la empresa líder nacional de distribución de agua con dispensador, tanto a empresas como a hogares, con más de 500.000 clientes y 3 millones de usuarios al día.
Actualmente, en septiembre 2022 con casi 2700 personas en 60 delegaciones y almacenes propios repartidos por todo el territorio nacional, la firma electrónica se ha convertido en una herramienta imprescindible para gestionar la firma de documentos de sus empleados y empleadas como cambios de contrato, renovaciones, acuerdos individuales, modificaciones, etc.
En este caso Mar Moyano Ojeda, Área de Personas y Cultura de Aquaservice, nos explica su experiencia con la firma electrónica implantada en su organización y departamento.
El reto: Gestionar una plantilla en crecimiento en delegaciones por toda España
En enero de 2019 eran 1.333 personas en casi 50 delegaciones en España, con una previsión de crecimiento de plantilla de un 20% por año.
Como área de RRHH, reflexionaron sobre cuál era su misión, visión y objetivos. “¿Cómo nos imaginábamos trabajar y qué proyectos íbamos a desarrollar en los próximos años?», señala Mar.
En este sentido, desde Aquaservice se enfrentaban a 2 grandes retos:
- Crecer en calidad y cantidad con Aquaservice: queríamos funcionar administrativamente de una manera excelente para ser referentes en la gestión documental, alineados con los objetivos de la empresa.
- Ser un departamento de RRHH conectado integrando todos los servicios que prestamos desde el área para mejorar la experiencia de empleado e impactar positivamente en las que se incorporan a la compañía y optimizar nuestra gestión; revisar y mejorar los procesos.
“Signaturit cubre las necesidades del área de Personas y Cultura de Aquaservice en toda la gestión de firma de documentos por su fiabilidad legal y por la excelente experiencia de nuestros empleados”.
Mar Moyano Ojeda, Área de Personas y Cultura de Aquaservice
Solución: Uso de la plataforma de Signaturit para el envío de documentos a firmar y email certificado.
Así, desde marzo 2019 incorporaron en el proceso de onboarding documental la firma electrónica de Signaturit: las nuevas incorporaciones reciben un mail de bienvenida a la familia Aquaservice con la documentación de toda el área de Personas y Cultura, y se recoge la firma digital de dichos documentos de todos los empleados y empleadas.
Además, utilizan Signaturit para el envío de cualquier documento que necesita recoger la firma digital los empleados y empleadas de nuestras gestiones diarias con personas en cualquier delegación de España, como cambios de contrato, renovaciones, acuerdos individuales, modificaciones, etc.
Ejemplo de flujo de firma de un documento a toda su plantilla
1.- El profesional del departamento de RRHH accede a la plataforma web de Signaturit.
2.- Sube un fichero excel con nombres, número de teléfono o direcciones de correo electrónico de toda su plantilla.
3.- Configura el documento y lo envía a todas las personas.
3.- Cada empleado recibe su documento de forma individual.
4.- Sigue la trazabilidad de las firmas en tiempo real con estadísticas detalladas
Resultados: Envían documentos a toda su plantilla o de manera individual rápidamente y los tienen firmados de manera inmediata
- Han mejorado la experiencia de las personas que ya forman parte de Aquaservice e impactar positivamente en las que se incorporan a la compañía.
- Optimizan los recursos internos, menos gestión administrativa y mayor productividad
Han mejorado los procesos de firma documental, evitando pérdidas y errores por lo que disfrutan de más seguridad jurídica
“Gracias a Signaturit podemos enviar los documentos a nuestros empleados rápidamente y tenerlos firmados de manera inmediata, ayudando enormemente a la gestión diaria de nuestra área de RRHH”
Mar Moyano Ojeda, Área de Personas y Cultura de Aquaservice
2 Hitos donde Signaturit ha sido clave:
- Teletrabajo: Ley 10/2021 de trabajo a distancia donde se indica que hay que realizar acuerdos individuales con cada persona que tiene esta modalidad, en su caso, el teletrabajo. Aquaservice hizo esta gestión con Signaturit, y así recogieron los datos de los lugares de trabajo para realizar la evaluación de riesgos cumpliendo con el requisito en material preventiva de la Ley 10/2021.
- Coordinación de Actividades Empresariales: actualmente Aquasalud gestiona el acceso para el suministro de agua en más de 1.000 puntos de reparto de clientes por todo el territorio nacional. En cada punto de reparto autorizamos a varias personas, lo que les exige mantener la documentación de PRL de los trabajadores actualizada, entregada y firmada. Pueden enviar los documentos rápidamente y tenerlos firmados de manera inmediata, ayudando enormemente a la gestión diaria.