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Vous avez certainement dû entendre parler ces dernières semaines de la signature électronique. En effet, avec la crise du coronavirus, le secteur est en plein boom, car la signature électronique permet aux entreprises de signer des documents à distance et donc de maintenir leur activité en télétravail.
Mais savez-vous exactement ce qu’est une signature électronique ou comment cette solution technologique fonctionne ? Dans cet article, nous répondons aux questions les plus fréquentes sur la signature électronique !
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Les 10 principales questions sur la signature électronique
1. Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique, comme la signature manuscrite, est un concept juridique qui manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte.
Il est important de noter que, contrairement aux croyances populaires, la signature électronique n’est pas un scan de la signature manuscrite. Mais il s’agit d’un procédé technique par lequel un signataire appose son accord à valeur juridique sur un document électronique, à travers un outil de signature électronique.
La signature électronique permet donc de signer en ligne des documents, sans avoir recours au papier.
2. Les signatures électroniques sont-elles légalement contraignantes ?
Oui. Le Règlement européen eIDAS, entré en vigueur le 1er juillet 2016, établit un cadre juridique clair et standardisé pour l’utilisation et la recevabilité des signatures électroniques dans l’UE. Il définit trois types de signature électronique : simple, avancée et qualifiée, selon le degré d’identification du signataire et de sécurité.
En tant que pays membre, la France reconnaît également la légalité des signatures électroniques. Au-delà de l’application directe du Règlement eIDAS, la France réglemente spécifiquement la validité de la signature électronique dans son Code Civil. Il est important de prendre en compte les articles 1366 et 1367 du Code Civil, qui précisent que la signature électronique doit permettre d’identifier le signataire et de garantir l’intégrité de l’acte.
Pour garantir la validité juridique de la signature électronique, il est donc essentiel d’utiliser une solution de signature électronique certifiée eIDAS (Prestaire de services de confiance qualifiés), offrant au minimum un niveau de signature électronique avancée.
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3. Quels sont les types de signature électronique ?
Le Règlement eIDAS définit 3 types de signature électronique : simple, avancée et qualifiée.
- Définition : Signature électronique simple
- Définition : Signature électronique avancée
- Définition : Signature électronique qualifiée
En résumé, voici les principales différences entre les 3 types de signature électronique :
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Simple |
Avancée |
Qualifiée | |
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Facilité de mise en place et d’utilisation |
✔ |
✔ |
X La signature doit être réalisée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié + Le signataire doit disposer d’un certificat qualifié de signature électronique. |
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Identification du signataire |
X La solution ne permet pas d’identifier le signataire de manière univoque. |
✔ |
✔ |
➡️ En savoir plus sur la différence entre les 3 types de signature électronique
4. Quels documents puis-je signer avec la signature électronique ?
Presque tous les documents peuvent être aujourd’hui signés via un procédé de signature électronique.
Toutes sortes de contrats et documents commerciaux, RH, juridiques et administratifs : devis, facture, bon de commande, contrat de prestation de services, contrat de licence, contrat de partenariat, contrat de bail, contrat de distribution, contrat d’agence, contrat de non-concurrence, accord de confidentialité, mandat SEPA, contrat de travail, avenant, accord de confidentialité, feuille de temps, etc.
Attention, il existe cependant des restrictions précisées dans l’article 1175 du Code Civil. Elles concernent les actes sous seing privés relatifs au droit de la famille et des successions et les actes sous signature privée relatifs à des sûretés personnelles ou réelles, de nature civile ou commerciale, sauf s’ils sont passés par une personne pour les besoins de sa profession.
5. Comment signer un document électroniquement ?
Avec notre solution de signature électronique avancée, le processus de signature est très simple et intuitif. Le signataire peut signer en réalisant le tracé de sa signature, depuis n’importe quel dispositif (smartphone, tablette ou ordinateur), sans avoir à télécharger d’application, et ce en 5 étapes :
- Le signataire reçoit le document à signer par e-mail ou SMS.
- Il clique sur le lien pour ouvrir le document et le lire.
- Il accepte les conditions générales et le cryptage des données biométriques.
- Il réalise le tracé de sa signature avec une souris, un pavé tactile, un stylet ou son doigt, selon le dispositif.
- Il valide le processus de signature.
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6. Qu’est-ce que l’horodatage ?
L’horodatage (timestamping en anglais) est un mécanisme qui consiste à associer une date et une heure à un événement, une information ou une donnée.
A savoir : Pour chaque processus de signature, un document probant est généré contenant toutes les preuves électroniques du processus de signature. Ce document contient : identifiant unique de la transaction, nom du signataire, adresse e-mail, géolocalisation, date et heure de la signature, statut complet, chaîne de traçabilité (ex : envoyé, signé, etc.), adresse IP, dispositif utilisé…
Exemple de chaîne de traçabilité :
Afin de garantir l’intégrité de toutes les preuves électroniques, nous utilisons un horodatage qui permet de garantir que les données figurant sur le document probant, ainsi que la signature elle-même, n’ont pas été modifiées après la signature.
Signaturit est reconnu en tant que prestataire de services d’horodatage électronique (PSHE) qualifiés.
7. Quels sont les bénéfices de la signature électronique ?
- Gain de temps : rapidité de la signature des documents
- Rationalisation et automatisation des processus de gestion de contrat
- Possibilité de télétravail : signature à distance
- Meilleure couverture juridique en cas de litige
- Réduction des coûts inhérents à la gestion documentaire : papier, encre, envois postaux…
- Meilleure expérience employé : simplification des processus et réduction des tâches administratives fastidieuses (impression, numérisation…)
- Meilleure expérience client : simplification de l’expérience de signature
- Réduction de l’empreinte environnementale : Zéro Papier
- Culture d’entreprise innovante et moderne
8. Que se passe-t-il en cas de contestation de la signature ?
Dans le cas où une signature réalisée avec notre solution de signature électronique avancée serait contestée, le document probant contenant les preuves électroniques générées lors du processus de signature ainsi que les données biométriques* du signataire peuvent être présentées devant un tribunal.
*A savoir : Lorsque que le signataire réalise le tracé de sa signature, nous recueillons des données biométriques qui lui appartiennent de manière unique : les points du tracé et leur position, la vitesse d’exécution, l’accélération ainsi que la pression exercée par le doigt ou le stylet sur le dispositif utilisé pour signer, pour les dispositifs qui le permettent.
Ces informations peuvent être transmises à un expert graphologue. Ce dernier aura la possibilité de comparer la signature en question à une signature réalisée par le prétendu signataire, de la même manière que s’il s’agissait d’une signature manuscrite traditionnelle.
9. Est-ce possible d’intégrer la signature électronique à un logiciel ou une application ?
Oui, Signaturit peut être intégré dans n’importe quel site web, application ou logiciel (CRM, ERP, SIRH…). Nous disposons d’une API ouverte et de toute la documentation nécessaire pour que chaque client qui souhaite intégrer notre solution de signature électronique dans ses flux de travail puisse le faire facilement et rapidement.
▶️ VIDÉO : Comment intégrer Signaturit à votre système à travers notre API
10. Quelle est la principale différence entre la solution Signaturit et les autres actuellement proposées sur le marché ?
LA principale différence concerne l’expérience utilisateur. L’expérience de signature avec Signaturit est simple, rapide et intuitive, et ce pour plusieurs raisons :
- La solution de Signaturit est une solution SaaS (Logiciel en tant que service). Cela signifie que les utilisateurs n’ont pas à télécharger de logiciels ou d’applications, que ce soit pour envoyer ou signer les documents.
- Notre solution de signature électronique avancée est basée sur la technologie biométrique. Cela signifie que pour signer le signataire a uniquement besoin d’un dispositif (ordinateur, tablette smartphone) avec un accès à internet. Cette solution est bien plus simple d’utilisation, que par exemple une solution de signature avancée avec certificat que de nombreux prestataires offrent sur le marché, car cette dernière requiert que le signataire obtienne au préalable un certificat suite à une vérification d’identité.
- L’expérience de signature avec notre solution de signature électronique est similaire à la signature manuscrite : le signataire doit réaliser le tracé de sa signature, avec son doigt, un stylet ou encore une souris, au lieu d’un stylo pour la signature manuscrite. Cette caractéristique permet de donner de la confiance au processus pour un utilisateur qui ne serait pas familier avec les technologies de signature électronique.
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