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Entre recrutement, formation et offboarding, les ressources humaines est certainement l’un des services qui traitent le plus grand nombre de documents administratifs au quotidien. C’est donc sans surprise que la dématérialisation des processus RH progresse dans les entreprises ! Cette transformation impacte en profondeur la fonction RH mais aussi le quotidien des salariés, et ce, de manière positive. Découvrez dans notre article les principaux bénéfices et nos solutions pour dématérialiser vos processus RH.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation désigne le processus de remplacement dans une entreprise des documents au format papier par des supports numériques stockés sur des serveurs.
Il existe 2 formes de dématérialisation :
- La dématérialisation duplicative, qui consiste à numériser (scanner ou recopier) les documents existants en format papier pour les passer en fichiers numériques.
- La dématérialisation native, qui consiste à créer, traiter, recevoir et archiver tous les nouveaux documents sous format numérique.
De nos jours, la dématérialisation est majoritairement native.
Quels processus RH dématérialiser ?
- La signature électronique de documents et contrats de l’onboarding à l’offboardingdes employés : promesse d’embauche, contrat de travail, accord de confidentialité, attestation de remise de matériel, avenant, renouvellement de contrat, certificat de travail, solde tout compte, etc.
- L’envoi électronique de documents RH aux employés : des documents récurrents tels que les bulletins de paie, les relevés d’heures ou des documents ponctuels : notifications, avertissements, documents de fin de contrat, notes d’informations, etc.
- La gestion en ligne des dossiers collaborateur pour les RH : pour centraliser toutes les informations concernant les collaborateurs et pouvoir les consulter et partager parmi les membres de l’équipe RH : carte d’identité, contrat de travail, date d’embauche, évolution du salaire, entretien individuel, etc.
- Le coffre-fort numérique pour les salariés : pour archiver de manière sécurisée et consulter leurs documents RH : contrat de travail, bulletin de salaire, etc.
3 bonnes raisons de dématérialiser vos processus RH
1. Une meilleure efficacité du service RH
Meilleure productivité des équipes RH
Dématérialiser les processus RH, c’est les simplifier et les automatiser. Les équipes RH ne perdent donc plus de temps avec des tâches opérationnelles répétitives. Elles peuvent donc se consacrer à des tâches plus stratégiques pour l’entreprise : les recrutements, les plans de carrières, le bien-être des employés, etc.
« Je recommande la solution de Signaturit car elle permet d’obtenir la signature des contrats de travail presque immédiatement. Le gestionnaire du personnel met 10 secondes à envoyer le contrat au travailleur et celui-ci peut le signer quand et où il souhaite. »
Manuel Gerbolés, Directeur de l’Administration du Personnel d’ISS
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Réduction des coûts
La dématérialisation permet de réaliser des économies significatives en réduisant, voir éliminant, les coûts liés à la gestion des documents au format papier : papier et encre pour l’impression, affranchissement pour les envois postaux, matériel de bureau et espace pour le stockage des archives.
2. Une amélioration de l’expérience collaborateur
Meilleure relation entre les collaborateurs et les ressources humaines
La dématérialisation permet de fluidifier, simplifier et enrichir les relations entre les collaborateurs et les RH. En effet les démarches administratives avec le service RH sont simplifiées. Et tous les documents sont transmis et accessibles aux salariés en quelques clics. Les équipes RH ont donc plus de temps pour développer une vraie relation avec chaque employé.
Image moderne et innovante de l’entreprise
En dématérialisant leurs processus, les ressources humaines s’inscrivent dans une démarche d’innovation. D’un côté, cela permet d’améliorer la marque employeur, en véhiculant une image moderne et respectueuse de l’environnement de l’entreprise, en interne mais aussi auprès des futurs candidats. D’un autre côté, cette transformation permet de répondre aux attentes digitales des employés, notamment des jeunes générations. L’instantanéité et la simplicité offertes par les outils digitaux contribuent à la satisfaction des employés.
« Grâce à Signaturit nous avons pu passer au 0 papier dans notre service RH ! Cela comporte un double-avantage : s’inscrire dans notre démarche RSE et nous faire gagner du temps avec 2000 scans en moins dans l’année. »
Lorelei Barbara, Chargée de missions RH de Meilleurs Agents
3. Une meilleure sécurité et conformité
La dématérialisation des processus permet de sécuriser les échanges et l’archivage de données. Seuls les collaborateurs ayant droit (selon leur poste et missions) peuvent accéder à certaines données, grâce à la mise en place de droits utilisateurs. Cela permet de limiter l’accès aux informations sensibles et respecter la confidentialité.
Les solutions de dématérialisation facilitent le respect des règlementations en vigueur, notamment le RGDP. Un autre avantage de la dématérialisation : aucun document électronique ne peut être perdu ou accidentellement détruit, contrairement aux documents papier.
➡️ Lire aussi : Les 6 bénéfices de passer au Zéro Papier
Les étapes à suivre pour mener à bien sa dématérialisation RH
1. Déterminer les objectifs et les priorités
Un projet de dématérialisation RH sera couronné de succès si ce dernier a pour but de résoudre non seulement les problèmes du service, mais aussi ceux des collaborateurs. Si vous effectuez ce changement pour la première fois, fixez-vous des buts et des objectifs simples à atteindre.
2. Établir les spécifications du projet
Une fois les objectifs et les priorités établis, il est important de disposer des spécifications techniques de conception, c’est-à-dire la liste détaillée des caractéristiques fonctionnelles que la solution technologique doit posséder pour atteindre les objectifs fixés.
3. Impliquer votre service IT
Un projet de dématérialisation ne peut fonctionner sans la collaboration entre les ressources humaines et la direction informatique de l’entreprise. En plus d’être impliquée dans la phase de conception, la DSI peut également contribuer à la phase de sélection des fournisseurs pour analyser les aspects plus techniques.
4. Choisissez le bon outil
Vous devez choisir avec soin la solution technologique qui vous permettra d’atteindre les objectifs en matière de gestion des ressources humaines. Il existe des programmes qui répondent aux exigences légales, par exemple pour les fiches de paie. Il y en a d’autres qui se concentrent sur des problèmes plus spécifiques tels que le suivi des feuilles de temps, l’évaluation des performances, le climat organisationnel, etc.
5. Former votre personnel
Il est nécessaire de procéder à la formation de ceux qui seront les utilisateurs les plus actifs des nouvelles technologies, les professionnels RH et les managers opérationnels. Si votre entreprise souscrit à un logiciel, la formation est normalement assurée par le fournisseur de la solution, qui fournit également la documentation de référence pour l’utilisation de la plateforme.
Nos solutions pour dématérialiser les processus RH : la signature électronique et l’envoi recommandé électronique
1. La signature électronique
Notre solution de signature électronique permet d’envoyer des contrats et de les signer en ligne de manière légale et sécurisée. En quelques secondes, le signataire peut signer le document, où qu’il se trouve, depuis n’importe quel appareil, sans avoir à télécharger d’application !
Vidéo : comment signer un document en ligne avec Signaturit
Le processus de signature d’un contrat de travail :
➡️ Pour aller plus loin, découvrez notre article : Signer un contrat de travail avec la signature électronique
2. L’envoi recommandé électronique
Notre solution d’envoi recommandé électronique permet de certifier l’intégrité, l’envoi et l’ouverture d’un e-mail ou SMS et des pièces jointes. C’est l’équivalent digital d’une lettre recommandée classique par courrier.
Vidéo : comment réaliser un envoi recommandé électronique avec Signaturit
Le processus d’envoi d’un recommandé électronique :
Le processus d’envoi recommandé d’un e-mail ou d’un SMS et des documents joints suit les mêmes étapes que le processus traditionnel, cependant des preuves électroniques sont générées à chaque étape :
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