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C’est décidé, vous souhaitez mettre en place la signature électronique dans votre entreprise ! Mais savez-vous concrètement quelle démarche suivre pour lancer un tel projet et en faire bénéficier durablement votre entreprise ? Afin de vous accompagner et vous aider à créer votre cahier des charges, nous partageons avec vous dans ce post les 3 critères principaux à évaluer et les bonnes questions à se poser !
Cet article se trouve également dans notre guide de signature électronique. Entrez et découvrez toutes nos ressources !
Pourquoi opter pour la signature électronique
Si la signature électronique était déjà un outil bien connu des entreprises, la crise sanitaire aura sans aucun accéléré son adoption. Et pour cause, la signature électronique possède de nombreux bénéfices : gain de temps, hausse de la productivité, meilleure expérience client, réduction des coûts, sécurisation des contrats, réduction de l’empreinte environnementale, etc.
En effet, la signature électronique ne permet pas simplement de signer un document en ligne, mais également de rationaliser et d’automatiser tout le cycle de vie des contrats, de leur génération aux actions qu’ils déclenchent une fois signé. Son implémentation constitue aujourd’hui une étape importante de la transformation digitale d’une entreprise.
Par où commencer votre projet de mise en place de la signature électronique ?
Avant même d’évaluer les différentes solutions de signature électronique existantes sur le marché, il est important de prendre le temps de bien structurer votre projet pour en garantir le succès. Pour cela il est crucial de créer votre cahier des charges de manière détaillée afin de déterminer les objectifs du projet, les besoins, les ressources disponibles mais aussi les freins.
1. L’ampleur du projet de signature électronique
Les questions à se poser :
- Est-ce un projet global au sein de mon entreprise ou d’un service ?
- Qui est le responsable du projet ?
- Quel est le processus de validation en interne ?
- Quel est le timing du projet ?
- Quel est le budget alloué au projet ?
- Quels sont le(s) objectif(s) du projet ?
2. Les processus de travail et les flux de signature de documents
Les questions à se poser :
- Quels sont les documents qui doivent être signés (RH, juridique, commercial, etc.) ?
- Quel est le volume mensuel / annuel de documents signés ?
- Quelles sont les personnes impliquées dans le processus dans l’entreprise : Qui est responsable de créer le document ? de le valider ? de l’envoyer ? de réaliser le suivi ?
- Qui sont le(s) signataire(s) ? Sont-ils internes ou externes à l’entreprise ?
- Les documents requièrent-ils uniquement une signature ou les signataires doivent-ils remplir d’autres champs (nom, numéro de carte d’identité, etc.) ?
- Quels logiciels sont utilisés dans le processus (Word, CRM, ERP, site Internet, app, etc.) ?
- Quelles actions doivent être effectuées suite à la signature du document (ex : archivage, facturation, etc.) ?
EXEMPLES DE FLUX DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE
Plusieurs flux peuvent exister selon l’activité et les processus internes de l’entreprise. Voici deux exemples de flux de signature électronique :
Exemple 1 : Signature d’un contrat de travail
- Le responsable du recrutement se connecte sur le logiciel RH de son entreprise, intégré via API avec Signaturit.
- Le contrat de travail est généré automatiquement avec les données renseignées sur la fiche du nouvel employé et les champs de signature préconfigurés.
- Il configure l’envoi du contrat aux signataires : nouvel employé et PDG.
- Le nouvel employé reçoit son contrat de travail par e-mail et le signe en ligne.
- Le PDG reçoit le contrat signé par l’employé et le signe en ligne à son tour.
- L’employé, le PDG, ainsi que le responsable du recrutement reçoivent une copie
du document signé. - Le contrat est archivé automatiquement dans le dossier collaborateur.
Exemple 2 : Signature d’un bon de commande
- Le commercial se connecte sur le CRM de son entreprise, intégré via API avec Signaturit.
- Il génère automatiquement un bon de commande avec le champ de signature et configure son envoi.
- Le Directeur commercial reçoit le bon de commande et donne sa validation.
- Le nouveau client reçoit à son tour le bon de commande par e-mail et le signe en ligne.
- Les trois parties prenantes reçoivent une copie du document signé, ainsi que le service financier de l’entreprise pour la préparation de la facture client.
- Le bon de commande est archivé automatiquement dans le CRM.
3. La légalité de la signature électronique et les risques juridiques
Les questions à se poser :
- Quelle est la loi en vigueur dans les pays où l’entreprise exerce son activité ?
- La législation applicable impose-t-elle un type de signature électronique ?
Par exemple : la signature électronique qualifiée pour les actes notariés.
- Quels sont les enjeux juridiques ou financiers liés à la signature du document ?
Par exemple : la signature d’un compromis de vente comporte des risques plus élevés que la signature d’une facture.
Règlement eIDAS
Le Règlement (UE) n°910/2014, appelé eIDAS, en vigueur depuis juillet 2016, établit un cadre juridique pour les signatures électroniques dans l’Union européenne. La signature électronique est légale dans l’ensemble de l’Union européenne, et donc en France.
Pour en savoir plus, découvrez notre article ????
Tout savoir sur la légalité de la signature électronique
Note : Pour répondre à ces questions légales, nous vous recommandons de vous rapprocher de votre service juridique.
Quelles sont les étapes pour mettre en place la signature électronique dans votre entreprise ?
La phase de création du cahier des charges est certes cruciale pour la réussite d’un tel projet, il ne faut pas pour autant en négliger les phases suivantes qui ont une aussi grande importance. Voici ci-dessous les étapes essentielles pour réussir son projet :
- Décision de mettre en place la signature électronique ↓
- Création du cahier des charges ↓
- Choix du type de signature électronique ↓
- Choix du prestataire de signature électronique ↓
- Mise en place du projet au sein de l’entreprise ↓
- Information et formation des employés ↓
- Évaluation des résultats du projet et amélioration continue ↺
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