5 bénéfices de la signature électronique pour les RH

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La signature électronique présente de nombreux avantages pour les services des ressources humaines, tout comme l’ensemble des employés de l’entreprise, car elle permet de simplifier le processus de signature de nombreux documents et contrats tout au long du parcours professionnel : contrat de travail, accord de confidentialité, attestation de remise de matériel, fiche de paie, solde tout compte, etc. Dans ce blog, nous avons décidé de vous parler des 5 principaux bénéfices de la signature électronique dans les processus RH !

Cet article se trouve également dans notre guide de signature électronique. Entrez et découvrez toutes nos ressources !

La digitalisation des services des ressources humaines

De nos jours, les entreprises doivent plus que jamais rivaliser pour attirer les meilleurs talents. Et dans cette compétition, l’utilisation par les entreprises de nouvelles technologies est un facteur de différenciation important.

Toutefois, selon les résultats de la seconde étude « Digital & RH » Sopra HR Software / L’Usine Digitale, fin 2018 seuls 21% des professionnels estimaient que le niveau de maturité digitale de leur service RH était bon. Cette étude montre donc que la transformation digitale des services des ressources humaines est loin d’être terminée pour de nombreuses entreprises en France.

La signature électronique fait partie des outils de plus en plus utilisés par les services des ressources humaines, car il permet la digitalisation de nombreux processus RH.

➡️ Découvrez dans notre infographie tous les cas d’usage.

«Signaturit nous a permis de rationaliser les processus de signature, et contribue également à l’engagement d’Alain Afflelou vers le zéro papier et la transformation digitale. C’est un outil simple d’utilisation et l’expérience de nos utilisateurs est très positive. »
Susana Ortega Castillo, Directrice RH d’Afflelou Espagne

Les 5 bénéfices de la signature électronique pour les ressources humaines

1. Meilleure expérience candidat et employé

Grâce à la signature électronique, l’entreprise devient plus réactive et les processus de recrutement se voient accélérés, ce qui signifie une diminution du temps d’attente et d’incertitude pour les candidats.

En outre, la signature électronique simplifie la signature des documents administratifs des nouvelles recrues et employés, car ils peuvent signer leurs documents en ligne simplement et rapidement.

Enfin, l’utilisation de cette technologie donne une image moderne et innovante de l’entreprise, un élément de satisfaction pour les employés.

Dans les services RH, 76% des contrats envoyés avec Signaturit sont signés le jour même. Et 97% sont signés dans un délai de 5 jours.

➡️ Pour aller plus loin : Comment améliorer votre processus de recrutement ?

2. Meilleure productivité des employés du service

Avec la signature électronique, les employés peuvent effectuer leur travail de la manière
la plus efficace possible. Les différentes étapes de la gestion des contrats sont
simplifiées et automatisées : création, envoi, suivi, archivage… Les erreurs, la perte de
documents et les retards dans les processus sont ainsi évités.

En outre ils ne perdent plus de temps avec des tâches répétitives et fastidieuses (impression, numérisation, envoi …). Ils peuvent consacrer leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée : formation, motivation des employés, etc. Cela contribue également à accroître leur satisfaction et motivation.

« Nous sommes passés de 20 jours environ à quelques heures pour obtenir les contrats de travail signés avec la solution de Signaturit. »
Jonathan Chamorro, Responsable de l’administration RH de Taco Bell

➡️ Découvrez dans notre infographie l’exemple du processus de signature d’un contrat de travail avec Signaturit :

3. Réduction des coûts du service

Avec la signature électronique, les coûts inhérents à la gestion documentaire sont réduits. Des économies sont réalisées sur la consommation de papier et d’encre, l’entretien des imprimantes, les envois postaux et les fournitures de bureau pour archiver les documents.

4. Réduction de l’impact environnemental

L’utilisation de nos solutions contribue à diminuer la consommation de papier et à protéger l’environnement. La responsabilité environnementale est une valeur qu’aujourd’hui de nombreux candidats prennent en compte au moment de choisir leur futur employeur.

« Grâce à Signaturit nous avons pu passer au 0 papier dans notre service RH ! Cela comporte un double-avantage : s’inscrire dans notre démarche RSE et nous faire gagner du temps avec 2000 scans en moins dans l’année. »
Lorelei Barbara, Chargée de missions RH chez Meilleurs Agents

5. Meilleure couverture juridique

La signature électronique apporte une plus grande sécurité aux contrats que la signature traditionnelle. Elle offre une traçabilité complète du processus de signature grâce aux preuves électroniques. Aussi, elle permet d’identifier le signataire et garantit l’intégrité du document.

Conclusion

Au vu des avantages certains de la signature électronique pour les RH, nous vous invitons à essayer gratuitement notre solution de signature électronique. Vous pourrez découvrir par vous-même la simplicité de l’envoi et de la signature de documents avec Signaturit, et tester toutes nos fonctionnalités dans vos propres processus de recrutement et de gestion du personnel. Pour ce faire, inscrivez-vous ici : essai gratuit

Si vous souhaitez intégrer la signature électronique à votre logiciel RH, vous pouvez également le faire grâce à notre API. De cette manière, vous pourrez réaliser tous les processus de gestion de documents et contrats sans avoir à quitter votre logiciel habituel.