5 pratiques pour améliorer l’expérience collaborateur

Dans la sphère RH, tout le monde parle aujourd’hui d’expérience collaborateur… Mais dans la pratique, peu sont encore les entreprises à avoir mis en place une réelle stratégie pour offrir une expérience collaborateur satisfaisante.  Une opportunité de croissance perdue pour l’entreprise, lorsque l’on sait qu’expérience employé et performance sont intrinsèquement liées. Nous avons donc décidé de partager avec vous les meilleures pratiques pour améliorer l’expérience collaborateur dans votre entreprise et vous accompagner dans la définition de votre stratégie RH.

Qu’est-ce que l’expérience collaborateur ou expérience employé ?

Inspirée du concept d’expérience client, la notion d’expérience collaborateur englobe l’ensemble des sentiments et émotions ressentis par les employés dans le cadre de leur activité professionnelle. Cela prend en compte de nombreux éléments : le style de management, l’équilibre entre vie privée et professionnelle, les relations entre collègues, les bureaux et les outils de travail, le salaire…

L’expérience employé répond à un véritable enjeu pour les entreprises. En effet elle permet d’attirer les meilleurs talents, mais aussi de les fidéliser ! Et le bien-être et la satisfaction des employés se traduisent par une meilleure productivité car les employés se sentent plus impliqués et motivés dans leur travail. D’ailleurs selon une étude de Gartner, une hausse de 2 % du taux de satisfaction des employés entraînerait une amélioration de 1 % de la satisfaction des clients.

Comment améliorer l’expérience collaborateur ?

Pour améliorer l’expérience employé, il ne suffit pas simplement de répondre de manière ponctuelle aux plaintes ou aux problèmes des employés suite à une enquête interne. Le service RH doit mettre en oeuvre une politique d’expérience collaborateur qui conduira à la satisfaction et l’engagement de ces derniers sur la longue durée (et donc à la performance). 

Pour cela, il est important de définir l’”Employee Journey Map” qui sert à cartographier le parcours employé, c’est-à-dire tout le processus qu’un employé suit depuis son embauche. Le concept s’inspire du plus connu “Customer Journey Map”. Tout au long de ce parcours employé, le service RH devra inclure des mesures favorisant :

• une culture de collaboration, transparence et participation ;
• une prise de décision plus simple et plus efficace à tous les niveaux ;
• un meilleur accès et une meilleure gestion de l’information au travail ;
• un développement professionnel et humain adéquat ;
• un contexte de travail plus dynamique et innovant, soutenu par de nouveaux outils digitaux.
  

➡️ Pour en savoir plus sur les étapes à suivre pour déployer une politique RH d’expérience collaborateur, téléchargez notre guide. 

Les 5 pratiques pour améliorer l’expérience collaborateur

1. Miser sur l’onboarding de vos nouveaux employés

Commençons par un constat : 20 % des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisagent de la quitter dès le premier jour en raison d’un accueil défectueux sur les plans humain, administratif ou matériel (étude Easyrecrue). Et 22% des rotations de personnel ont lieu pendant les 45 premiers jours (étude Deloitte).

L’étape d’onboarding ou d’intégration d’un nouvel employé est donc cruciale pour la perception que cette personne aura de l’entreprise. Cette étape mérite donc d’être préparée stratégiquement, pour que la nouvelle recrue se sentent à l’aise dans l’entreprise et à sa place.

Pour cela l’onboarding doit être pensé sur le long terme, il ne s’agit pas seulement du premier jour ou de la première semaine. C’est plus qu’une simple journée d’accueil. Il ne suffit pas juste d’installer la personne à son poste et de lui offrir quelques goodies d’entreprises. L’onboarding RH doit être pensé comme un processus global !

De nombreuses initiatives peuvent donc être mises en place, telles que l’assignation d’un mentor pour accompagner l’employé ou préparer un plan de formation personnalisé avec des entretiens réguliers avec le manager et les RH.

➡️  Pour plus de conseils sur la création d’un processsus d’intégration fluide et efficace, lisez notre blog : 5 tendances pour un onboarding réussi en 2021

2. Offrir une expérience digitale

Nous vivons dans un monde digital : nous achetons en ligne, nous souscrivons à des services en ligne, nous lisons et écoutons de la musique en ligne, nous communiquons en ligne… 

Les entreprises ne peuvent donc plus échapper à cette tendance, dans leur offre de produits et de services, mais aussi dans leur organisation. Elles doivent répondre aux attentes digitales de leurs employés, habitués à tout avoir à porter de clic. Pour offrir une expérience satisfaisante, les entreprises doivent offrir le même niveau de technologie et de digitalisation dans leur organisation que celui de la vie personnelle de leurs employés.

Cependant de nombreuses entreprises ont encore des processus administratifs complexes et chronophages, et cela a un impact sur le quotidien des employés. Pour créer une digital workplace, il est donc essentiel de mettre en place des solutions simples et mobiles permettant aux collaborateurs de gérer simplement et rapidement ces tâches administratives à distance et à tout moment. Par exemple :

• Une solution de signature électronique, qui permet aux employés de signer en ligne tous leurs documents et contrats en quelques secondes, depuis n’importe quel dispositif (ordinateur, tablette, smartphone), sans avoir à imprimer et scanner le document papier ;
• Une application pour gérer les congés, qui permet aux employés de faire leur demande en ligne et d’avoir une vision globale de leurs jours de vacances, au lieu d’une demande faite par e-mail qui peut tomber aux oubliettes ;
• Une application pour gérer les dépenses d’entreprise, qui permet aux employés de scanner simplement leurs notes de frais pour éviter un système Excel dépassé et des tickets perdus ! 

Enfin, l’expérience digitale des collaborateurs ne se limite pas uniquement à la dématérialisation des processus internes, mais concerne aussi les services et avantages offerts aux salariés.

La carte cadeau entreprise dématérialisée est un bon exemple d’avantages en phase avec les pratiques digitales des salariés. Elle leur permet d’acheter en ligne le cadeau qui correspond le plus à leurs envies, dans toutes les enseignes partenaires. 

Pour l’entreprise, le bénéfice est double : des salariés satisfaits et une gestion simplifiée. En effet, elles ont juste à commander en ligne les cartes cadeaux du montant correpondant à leur budget, et les comptes des bénéficiaires sont crédités automatiquement grâce à leurs adresses e-mail.

3. Repenser vos bureaux pour le bien-être de vos employés

La question du bien-être au travail occupe une place de plus en plus importante au sein des entreprises, soucieuses d’offrir un environnement de travail agréable, mais aussi propice à la productivité. 

Selon une enquête d’OpinionWay, 86% des Français estiment que la qualité de vie au bureau constitue un critère essentiel dans le choix d’un emploi. En effet, les employés passent en moyenne 35 heures par semaine dans leur bureau, il s’agit donc d’un véritable lieu de vie. Cette enquête montre que le cadre de travail est donc un véritable levier d’attraction des talents, et logiquement il devient un levier pour les retenir et augmenter leur engagement.

De nombreuses entreprises décident donc de réaménager leurs bureaux pour créer des espaces confortables et fonctionnels qui favorisent le bien-être des employés et stimulent la productivité. Cela peut se traduire par de nombreux aménagements : des sièges et bureaux ergonomiques, des espaces de détente, des plantes vertes, un éclairage apaisant, une décoration cosy…

Le Living Office : au bureau comme à la maison

Vous avez certainement entendu parler des Open Spaces (espace de travail où les bureaux ne sont pas séparés par des cloisons) ou du Flex Office (l’absence d’attribution d’un poste de travail précis à un salarié), la tendance aujourd’hui est au Living Office. 

La question n’est plus de savoir comment optimiser l’usage des m² du bureau mais comment créer l’environnement favorable à un engagement maximal des équipes ? Le Living Office a pour objectif de redonner une dimension humaine aux environnements de travail. Cette méthode, développée par Heman Miller, a pour objectif de concevoir 10 aménagements empruntés à l’univers de la maison pour répondre aux besoins des 10 activités les plus courantes dans le monde du travail. Par exemple : 

1. la Plazza où les employés peuvent discuter, déjeuner, se détendre ;
2. la Creative Room où les employés peuvent se réunir autour d’un écran commun pour travailler en équipe ;
3. le Jump Space où les employés peuvent se poser entre deux réunions et traiter leurs e-mails.

4. Renforcer la culture d’entreprise

La culture d’entreprise correspond à l’ensemble des valeurs, connaissances, et comportements, partagés pas la plupart des employés, et qui permet de différencier celle-ci d’une autre entreprise.

De nos jours, la culture d’entreprise est certainement la clé de voûte de l’expérience employé. En effet, la culture d’entreprise, c’est ce qui unit tous les employés d’une entreprise autour des mêmes valeurs, partageant les mêmes mythes et poursuivant les mêmes objectifs. La culture d’entreprise est donc essentielle pour la cohésion d’équipe, elle permet aux employés de travailler en harmonie. Avoir une culture d’entreprise forte permet de renforcer le sentiment d’appartenance des employés et donc de les motiver.

Les rituels sont particulièrement importants pour structurer un collectif et donc renforcer la culture d’entreprise. Il faut créer des moments de partage et d’échange : célébrer les victoires de l’entreprise, les arrivées et les départs, les anniversaires et autres moments de la vie…

5. Adopter un management flexible et de proximité

Contrôles, contraintes, soumissions… Fini le management à l’ancienne, le management d’aujourd’hui se doit d’être flexible et de proximité pour favoriser la productivité et l’engagement de vos collaborateurs.

Le management doit évoluer avec les changements sociétaux. Le travail n’est plus vu comme une simple manière de gagner de l’argent mais comme une réalisation de soi. Le management doit donc permettre l’épanouissement professionnel et personnel.

Le manager moderne ne doit donc pas simplement être là pour superviser le travail, mais pour accompagner les collaborateurs et leur fournir les moyens d’atteindre leurs objectifs. Il doit être proche de ses équipes, disponible et bienveillant. Il doit impliquer ses employés au quotidien, leur donner la parole, prendre en compte leurs idées mais aussi reconnaître leurs compétences.

Le management moderne doit également passer par la confiance. Offrir plus de flexibilité et de liberté permettra d’augmenter la satisfaction des employés, mais aussi leur productivité. Le télétravail et les horaires flexibles en sont deux bons exemples, car ils permettent aux employés de concilier avec plus de facilité leur vie professionnelle et personnelle. 

La signature électronique, alliée des employés

Tout au long de leur expérience professionnelle, les employés doivent signer de nombreux documents, qu’ils soient internes, tels que le contrat de travail, l’accord de confidentialité, les fiches de paie ou externes avec des clients ou des prestataires selon l’activité de l’entreprise. Et parfois, de nombreuses parties prenantes sont impliquées dans le même processus de signature, ce qui peut le ralentir et le complexifier. Pour cette raison, rationaliser ce processus en intégrant une solution de signature électronique est essentiel pour les entreprises.

Comment la signature électronique améliore l’expérience collaborateur ?

En libèrant du temps aux employés

Si la nature de l’activité de votre entreprise requiert la signature de manière récurrente de contrats, de formulaires de consentement ou encore de reçus, la gestion documentaire doit sans aucun doute empiéter sur le temps de travail de vos employés. 

Grâce à la signature électronique, les entreprises peuvent dématérialiser et automatiser tous leurs processus de gestion de contrats. De cette manière, les employés sont libérés des tâches répétitives et chronophages (impression du document, envoi au client ou prestataire, relance et suivi, numérisation du document signé, archivage…). Ils peuvent donc se concentrer sur des tâches cognitives plus intéressantes pour leur développement professionnel.

« L’utilisation de la signature électronique pour la signature de contrats de travail améliore non seulement la capacité des employés à se concentrer sur les tâches fondamentales de leur poste, mais il modifie également l’expérience de travail en stimulant l’agilité des processus. »

Jonathan Chamorro, Responsable de l’administration RH de Taco Bell

En apportant plus de la flexibilité

Aujourd’hui, les employés veulent avoir plus de liberté dans leur travail, à savoir quand, où et comment travailler !

Pour attirer et retenir les talents sur le marché du travail actuel, les entreprises doivent repenser la signification de l’« espace de travail » et créer des environnements digitaux qui s’adaptent à tous les types de travailleurs, traditionnels et à distance.

Avec la signature électronique, les employés disposent d’un outil simple et intégré dans leur logiciel habituel (CRM, ERP, etc.) qui leur permettent de faire du « télétravail ». Cet outil leur donne la flexibilité et l’autonomie nécessaires pour prendre une décision et signer un document sans avoir à se déplacer ou avoir besoin d’une imprimante ou d’un scanner.

Selon l’enquête de VMware, “les sociétés en forte croissance investissant davantage dans l’expérience numérique de leurs employés ont tendance à se développer, à profiter d’une culture progressiste, à mieux retenir leurs talents, et à être considérées comme des endroits où il fait bon travailler par leurs employés.”

En effet l’étude explique que la qualité de l’expérience digitale joue un rôle clé dans le ressenti des employés : “Les répondants affirmant que leur organisation leur permet de travailler de n’importe où aussi facilement qu’au bureau sont bien plus susceptibles de s’estimer fiers de leur entreprise que les autres (70 %, contre 29 %, respectivement). Ils ont également davantage tendance à juger la culture de leur organisation comme progressiste (73 % vs 23 %), et à considérer leur société comme un endroit où il fait bon travailler (71 % vs 27 %) et proposant un bon équilibre entre vie privée et professionnelle (70 % vs 29 %).”

En simplifiant les processus 

Les processus d’entreprise, notamment les processus administratifs, s’ils n’ont pas été revus depuis un certain temps, peuvent être dépassés et complexes pour les employés. Posez-vous la question : “Pourquoi les processus sont-ils définis ainsi ?”. Et si votre réponse est : “Car c’est comme ça que nous faisons depuis toujours”, il est certainement temps de les remettre en question ! La transformation digitale de tous les secteurs oblige les entreprises à réinventer leurs processus internes.

Pourquoi par exemple se compliquer la vie à imprimer et numériser un document, à envoyer des courriers par La Poste ou par coursier ou à organiser des rendez-vous et des déplacements pour aller signer un contrat, si la technologie permet d’éviter toutes ces étapes ? En effet la signature électronique permet à toute personne de signer un document en ligne en quelques clics, où qu’elle se trouve.

Dématérialiser les processus, c’est simplifier le quotidien des employés, donc renforcer l’engagement de ces derniers !

Conclusion

L’expérience collaborateur doit donc être au cœur de la stratégie des entreprises pour favoriser le bien-être et la productivité de leurs employés. L’humain doit être au centre, alors avant même de définir de nouvelles stratégies pour améliorer l’expérience collaborateur, il est important de faire un état des lieux du ressenti de vos employés. A travers des entretiens ou des enquêtes, vous devez analyser les points forts et faibles de l’expérience employé au sein de votre entreprise pour répondre de manière ciblée aux problématiques propres de votre entreprise.