Table des matières
Les tâches administratives sont essentielles au bon fonctionnement de toute entreprise, cependant elles requièrent beaucoup de temps et de ressources. Et à mesure qu’une entreprise grandit, les processus administratifs se complexifient et la gestion des documents devient de plus en plus lourde. Pour éviter que la situation ne se retrouve hors de contrôle, il est primordial d’analyser en détail ces processus internes pour les rationaliser, et ainsi améliorer la productivité et la rentabilité de l’entreprise.
C’est ce qu’a fait ISS Iberia ! Dans cet article, nous vous expliquons comment ISS Iberia a réussi à optimiser le temps passé dans la gestion des contrats de travail grâce à la signature électronique.
ISS Iberia et les Facility services
ISS Iberia, présente en Espagne et au Portugal depuis plus de 25 ans, compte aujourd’hui plus de 39 000 collaborateurs. L’entreprise est aujourd’hui leader des Facility Services (services généraux), offrant des services de propreté, entretien des espaces verts et des bâtiments, sécurité, restauration et des services auxiliaires, à ses clients issus de différents secteurs publics et privés, à travers ses 29 bureaux. ISS Iberia s’engage aujourd’hui à créer des environnements de travail plus efficaces, afin de contribuer au bien-être de ses employés et de s’adapter à leurs besoins.
La filiale Iberia fait partie de la multinationale danoise Groupe ISS, fondée en 1901 au Danemark. L’entreprise, leader mondial, est présente en Europe, en Asie, en Amérique et en Australie, et emploie actuellement plus de 485 000 personnes dans 66 pays. En 2019, le Groupe ISS a été distingué pour la septième année consécutive par l’Association Internationale des Professionnels de l’Externalisation (IAOP) comme meilleure entreprise d’externalisation au monde. Elle offre le meilleur service possible avec une structure organisationnelle solide et innovatrice.
TÉLÉCHARGEZ NOTRE SUCCESS STORY : Retrouvez toutes les infos clés sur l’utilisation de la signature électronique par ISS Iberia
Facility Management, une gestion efficace comme objectif
Le Facility Management désigne l’ensemble des services nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise. Il s’agit généralement de services de propreté, restauration, entretien des espaces verts, etc. Les grandes entreprises ont tendance à externaliser le Facility Management car sa gestion et son fonctionnement sont complexes. L’exécution de ces prestations par un fournisseur leur permet d’optimiser leurs coûts. Par ailleurs, elles s’assurent ainsi de disposer de processus de travail plus efficaces, fiables et de meilleure qualité, ce qui leur permet de se concentrer sur leur activité principale.
Actuellement, plusieurs facteurs stimulent la demande de ces services de gestion tels quel la nécessité croissante d’assurer la mise en conformité des entreprises avec la législation générale, environnementale et financière.
Pour cela, les prestataires de services généraux doivent être prêts à fournir un service de qualité, adapté aux besoins de chaque entreprise. Comment y parvenir ? Grâce à une automatisation maximale de leurs processus et à l’application des meilleures pratiques. C’est ce que’a fait ISS Iberia !
Innovation chez ISS : La multinationale développe une culture de l’innovation
Depuis sa création en 1901, elle s’est efforcée de garder une longueur d’avance sur les autres entreprises du secteur, en explorant de nouvelles voies et en étant pionnière sur certains domaines.
D’une part, ISS cherche à développer l’innovation de l’intérieur, en encourageant les employés à développer des idées pouvant transformer la façon dont ils fournissent leurs services. D’autre part, grâce à sa collaboration avec des entreprises innovantes, le groupe est en mesure de tester et de développer les dernières nouveautés afin d’améliorer ses services avec des technologies de pointe.
Pour ce faire, guidé par cette culture de l’innovation, ISS Iberia a développé, en collaboration avec Signaturit, un projet permettant d’accélérer l’un de ses processus les plus importants grâce à la signature électronique : la signature des contrats de travail.
La filiale a ainsi pu connecter de manière agile les travailleurs avec les équipes d’ISS Iberia et leurs futurs lieux de travail, sans que cela ne soit un défi en termes de gestion et de coordination.
Dans ce blog nous vous présentons comment ISS Iberia a démarré ce projet de transformation digitale qui modernise une partie fondamentale de son activité grâce à l’intégration de la technologie de la signature électronique de Signaturit
Cas d’usage : la signature électronique des contrats de travail
“Grâce à Signaturit, les gestionnaires du personnel obtiennent les contrats signés en quelques minutes. Nous avons sans aucun doute fait un saut qualitatif par rapport à notre gestion précédente.”
Manuel Gerbolés, Directeur de l’Administration du Personnel chez ISS Iberia
L’activité d’ISS Iberia repose essentiellement sur sa capacité à embaucher un grand nombre de personnes rapidement pour répondre aux besoins de ses clients. Si la clôture d’un contrat avec un nouvel employé se trouve retardée, le service externalisé sera affecté, ce qui nuit à la qualité du service.
C’est pour cette raison qu’ISS Iberia a lancé un projet en collaboration avec Signaturit ! Depuis 2018, ISS Iberia a dématérialisé la signature des contrats de travail, créant ainsi un processus efficace de gestion des contrats de travail !
Quelles DIFFICULTÉS rencontrait ISS Iberia avec la signature des contrats de travail ?
Avant d’utiliser Signaturit, le principal défi détecté par ISS Iberia pour la gestion de la signature des contrats de travail était la dispersion géographique de ses futurs travailleurs.
Avec environ 6 000 embauches tous les mois et des travailleurs situés sur tout le territoire de la Péninsule Ibérique, il était souvent très difficile pour l’employé d’aller signer le contrat de travail en personne dans l’un des 29 bureaux d’ISS Iberia.
Exemple : le bureau de Barcelone
Le bureau de la province de Barcelone se trouve à Hospitalet de Llobregat alors qu’il se charge d’embaucher les nouveaux employés de toute la province (superficie de 7 726 km²). Les travailleurs devaient donc parfois parcourir une longue distance pour signer le contrat de travail et retourner dans leur ville afin de rejoindre leur lieu de travail.
Quel était le processus de signature de contrats de travail AVANT d’utiliser Signaturit ?
Le gestionnaire du personnel d’ISS Iberia contactait le candidat par téléphone et, après avoir convenu de son intégration au Groupe, il générait le contrat.
Afin d’éviter les problèmes de déplacements des employés, ce professionnel envoyait le contrat de travail aux domiciles des travailleurs par courrier postal (40% des cas), ou par courrier électronique (60% restant), avec les inconvénients qu’impliquent les deux processus.
D’une part, la lenteur et le risque de perte des documents pour les envois postaux et d’autre part, le manque de simplicité pour les envois effectués par courrier électronique, puisque dans ce cas, les travailleurs devaient imprimer les contrats de travail, les signer et les renvoyer à ISS Iberia.
ISS Iberia a calculé, qu’en moyenne, le processus de signature d’un contrat de travail par envoi postal, depuis le moment de son envoi jusqu’à l’obtention du contrat signé, pouvait dépasser les 7 jours.
Par ailleurs, en interne, la gestion des contrats en format papier signifiait une utilisation du temps peu efficiente, car les contrats devaient non seulement être imprimés, scannés et envoyés aux employés, mais ils devaient aussi faire l’objet d’un suivi continu pour que les contrats soient signés et renvoyés au plus vite. Il était donc très difficile de savoir de manière exacte la date de signature du contrat de travail, pour planifier les missions du nouveau travailleur.
En outre, en même temps que le contrat de travail, d’autres documents à signer devaient également être envoyés. Cela générait donc l’utilisation d’une très grande quantité de papier, ce qui n’était pas acceptable pour une entreprise avec un fort engagement environnemental tel qu’ISS Iberia.
Volume d’envois des contrats de travail :
Documents faisant partie du dossier professionnel d’un employé d’ISS Iberia :
- Le contrat de travail
- Le contrat friendly : un résumé visuel en 10 points essentiels du contrat de travail afin de faciliter sa compréhension au travailleur.
- Le document de prévention des risques professionnels pour le poste de travail spécifique : le travailleur doit signer l’accusé de réception de ce document.
- Document concernant la loi espagnole LOPD (Loi Organique de Protection des Données) pour son acceptation.
L’activité de l’ISS Iberia suppose un important volume mensuel de contrats de travail à signer ce qui entraîne des dépenses de personnel, des heures consacrées à la gestion documentaire, à la coordination et à la communication entre le gestionnaire du personnel, le gestionnaire des services et le travailleur, des frais de papier et d’autres consommables liés.
Par ailleurs, ce chiffre n’est pas figé. De fait, il augmente à de nombreuses occasions : création de nouveaux postes, remplacement, congés, etc. Par exemple, les envois mensuels sont multipliés par deux, voire par trois, de juin à septembre en raison des roulements de personnel pendant la période des vacances.
EN BREF : Les inconvénients de l’ancien processus de signature des contrats de travail
- Processus lent et fastidieux pour les équipes RH
- Suivi continu nécessaire des futurs employés afin d’obtenir les contrats signés
- Manque de simplicité pour les travailleurs (imprimer, scanner, envoyer)
- Processus peu respectueux de l’environnement (papier)
Le processus de signature de contrats de travail AVEC Signaturit
Après avoir détecté ces difficultés, ISS Iberia a décidé d’intégrer la signature électronique avancée de Signaturit à son logiciel habituel (Conektia) via API, pour la signature des contrats de travail.
Depuis ce logiciel, sont traitées électroniquement toutes les nouvelles embauches de travailleurs disposant d’une adresse e-mail, ceci équivalait à plus de 2 200 signatures mensuelles en septembre dernier. En 2020, ISS Iberia a pour objectif d’atteindre 100% des contrats de travail signés électroniquement.
Qu’est-ce qu’une signature électronique avancée ?
La signature électronique avancée permet de signer n’importe quel document ou contrat, permettant ainsi de dématérialiser et rationaliser tous les processus de gestion de contrats.
La signature électronique avancée permet donc à n’importe quel futur employé de signer son contrat de travail, avec l’avantage pour l’employeur de pouvoir identifier le signataire de manière univoque. Cet aspect confère à la signature électronique avancée une garantie juridique supérieure en comparaison avec la signature électronique simple, même si les deux sont valables et légales dans toute l’UE.
Nous vous expliquons ci-dessous la façon dont Signaturit respecte les exigences établies par l’eIDAS qui définissent une signature électronique avancée :
- Elle permet d’identifier le signataire, puisque nous recueillons les données biométriques de son tracé, sa géolocalisation, les données du dispositif sur lequel il signe. Nous pouvons même, si nécessaire, ajouter des options d’authentification pour permettre l’accès au document, tel qu’un code PIN ou la vérification d’une pièce d’identité via la technologie OCR.
- Elle détecte toute modification effectuée sur le document signé, grâce à l’utilisation d’un système de chiffrage à clés publique et privée pour le document signé comme pour le document probant. Tous les documents générés sont cryptés, garantissant l’intégrité des données à tout moment, grâce à l’utilisation d’un Prestataire de Services d’Horodatage Électronique.
- Elle lie les documents générés au signataire et à ses données à travers un identifiant unique que nous associons au document signé et au document probant.
- La signature est créée par des moyens qui sont sous le contrôle du signataire, car elle est réalisée directement depuis le dispositif du signataire – ordinateur, tablette ou mobile – et l’accès n’est possible qu’à travers sa messagerie électronique privée.
Plus d’informations : La signature électronique avancée de Signaturit
Comment se déroule l’envoi du contrat de travail ?
Le processus d’envoi des documents à signer s’effectue en 5 étapes simples :
- Le gestionnaire du personnel accède à la plateforme d’embauche.
- Il télécharge le document à signer ou choisit un modèle préalablement préparé.
- Il inclut les champs à remplir par le signataire et le champ de signature.
- Il introduit l’e-mail du destinataire.
- Il clique sur « Envoyer Document ».
Le travailleur reçoit le document dans sa messagerie électronique et peut le signer en 3 étapes sans avoir besoin de s’enregistrer sur Signaturit.
Le travailleur a uniquement besoin d’un dispositif (ordinateur, tablette, mobile) avec un accès à Internet pour signer, en suivant les étapes suivantes :
- Ouvrir l’e-mail.
- Cliquer sur « Voir Document ».
- Lire le document et le signer.
Une fois signé, l’expéditeur et le signataire reçoivent automatiquement une copie du document par e-mail.
“Je recommande la solution de Signaturit car elle permet d’obtenir la signature des contrats de travail presque immédiatement. Le gestionnaire du personnel met 10 secondes à envoyer le contrat au travailleur et celui-ci peut le signer quand et où il souhaite.”
Manuel Gerbolés, Directeur de l’Administration du Personnel chez ISS Iberia
Comment s’est déroulée la mise en œuvre de l’outil de signature électronique ?
La mise en oeuvre de la solution de Signaturit chez ISS Iberia a été simple. En effet, le processus d’intégration sur la plateforme de recrutement a été relativement rapide. En outre les employés d’ISS Iberia n’ont eu aucune difficulté pour apprendre à utiliser l’outil et se sont adaptés facilement au nouveau flux de travail.
Comment Signaturit vous accompagne lors d’une intégration API ?
Les étapes :
- Lancement du projet : réunions avec le client et nos consultants en digitalisation pour comprendre, définir et planifier le projet.
- Tests de l’intégration dans l’environnement ouvert Sandbox : illimité et gratuit. Documentation API détaillée à disposition de l’équipe technique du client.
- Sorti en production : lancement du projet une fois que les différents flux de l’intégration ont été testés et approuvés.
Durant tout le processus d’onboarding, notre expert en intégration API est disponible pour répondre aux questions du client
Quels sont les bénéfices obtenus par ISS Iberia avec notre solution de signature électronique ?
Des processus de recrutement accélérés ⏩
En offrant la possibilité aux futurs travailleurs de signer leur contrat en ligne, les délais entre l’envoi et la réception du contrat signé ont été sensiblement réduits. La signature est réalisée presque immédiatement après envoi, car le signataire peut signer depuis son smartphone, sa tablette ou son ordinateur, à tout moment, où qu’il se trouve.
76% des documents RH envoyés avec Signaturit sont signés le jour même. Et 97% sont signés dans un délai de 5 jours.
Une meilleure productivité des gestionnaires du personnel
L’utilisation de la solution de Signaturit a permis la réduction des tâches administratives fastidieuses pour les gestionnaires du personnel. En effet, il n’est plus nécessaire d’imprimer, de scanner, d’envoyer par courrier et d’archiver les contrats. Les “actions manuelles” sont réduites au maximum au profit d’une automatisation des processus.
Auparavant ces professionnels consacraient, en moyenne, 10 minutes à générer le contrat et l’envoyer alors qu’avec Signaturit, ils mettent 10 secondes à le créer en format numérique et à l’envoyer pour sa signature. Ces derniers ont donc désormais plus de temps à consacrer à des missions ayant plus de valeur.
La sécurité des donnés
La sécurité des informations archivées électroniquement est bien supérieure à la sécurité des documents classés en format papier. Pour ISS Iberia, il était nécessaire que ces documents soient conformes aux exigences les plus strictes en matière de sécurité de l’information et de légalité des signatures, étant donné qu’il s’agit de contrats de travail. À cet égard, Signaturit offre toutes les garanties, les certificats et les audits nécessaires pour rester l’esprit tranquille.
Accessibilité des documents pour les équipes RH ☁️
Une fois signés, les documents sont archivés automatiquement dans un dossier professionnel numérique correspondant à chaque travailleur. Ces documents sont classés et accessibles à tout moment, à toute personne ayant l’autorisation, et depuis n’importe où. Pour les professionnels des RH qui gèrent une multitude de documents au quotidien, cela constitue un avantage de taille, car cela leur facilite grandement la recherche des documents. De plus ce système permet également d’éviter la perte de ces documents.
Le respect de son engagement environnemental
L’utilisation d’une solution de signature électronique a permis à ISS de réduire son impact environnemental. En effet il n’est plus nécessaire d’imprimer tous les contrats à signer, ce qui a permis une réduction de la consommation de papier, mais aussi d’encre. La signature électronique a donc permis à ISS Iberia de respecter ses objectifs de développement durable et environnementaux, point sur lequel l’entreprise s’est fortement engagée.
La consommation de papier en chiffres :
ISS Iberia recrute en moyenne 6 000 personnes par mois ! Pour chaque embauche, ISS doit envoyer les documents suivants à signer : le contrat de travail, le contrat friendly, le document de prévention des risques professionnels et le document concernant la loi espagnole LOPD, soit environ 20 pages à imprimer par embauche. Cela représente donc un total de 120 000 pages par mois, soit 1 440 000 par an !
Sachant que 100 signatures sur papier permettent d’économiser en moyenne 1000 litres d’eau et 45 kg de bois, les ressources économisées sur un an pour ISS s’élèvent à 14 400 000 litres d’eau et 648 tonnes de bois !
Conclusion
Le témoignage d’ISS montre clairement les avantages de l’intégration de cet outil pour la signature des contrats de travail. Notre technologie permet d’obtenir, sans délai, les signatures nécessaires au développement de l’activité de la filiale de la multinationale danoise, en respectant la législation établie et avec les garanties de sécurité inhérentes aux signatures électroniques avancées de Signaturit.
Cette entreprise a incorporé la signature électronique comme un outil d’utilisation quotidienne et a ainsi pu optimiser l’efficacité de ce processus.
Les documents sont désormais accessibles plus facilement à tous les gestionnaires du personnel et aux travailleurs engagés, améliorant ainsi la culture digitale de l’entreprise.
En outre, pour ISS Iberia, l’intégration de la signature électronique constitue une nouvelle étape dans l’amélioration de la gestion environnementale de ses services, un objectif fondamental du groupe ISS dans son ensemble.
SUCCESS STORY : RETROUVEZ TOUTES LES INFOS CLÉS SUR ISS IBERIA
Quels étaient les challenges d’ISS ? Quelle solution a été mise en place et comment ? Quels sont les bénéfices ? Retrouvez toutes les infos clés sur la dématérialisation de leur processus de signature de contrats de travail !
TÉLÉCHARGER LA SUCCESS STORY (PDF)
Et si vous souhaitez avoir plus d’informations concernant notre solution de signature électronique et ses bénéfices pour les services des ressources humaines, nous appeler directement au 01 76 35 15 10.
Vous avez également la possibilité d’essayer gratuitement notre solution de signature électronique avancée pendant 7 jours. Vous pourrez utiliser toutes nos fonctionnalités avancées et les tester dans VOS processus réels de recrutement et de gestion du personnel. Vous verrez ainsi comment digitaliser et améliorer les processus de votre entreprise.
