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À l’ère du digital, de trop nombreuses entreprises continuent encore de fonctionner avec des processus de travail basés sur le papier : facture, devis, bon de commande, bordereau de livraison… Avec la multiplication des informations et données à gérer, il est clair qu’aujourd’hui cette manière de travailler n’est plus adaptée. Alors pourquoi ne pas dématérialiser vos documents et processus et faire de votre entreprise une entreprise « zéro papier » ?
Quels sont les principaux avantages de la dématérialisation ?
1. Une plus grande efficacité dans la gestion des documents
La gestion des documents numériques est beaucoup plus rapide et agile que la gestion des documents imprimés, et ce pour les raisons suivantes :
- La recherche d’un document au format électronique est plus simple et rapide que celle d’un fichier physique. Fini les documents qui traînent sur les bureaux, il suffit de taper un mot clé pour retrouver le document recherché.
- La traçabilité des documents est renforcée : il devient plus aisé de contrôler l’origine des documents électroniques et de savoir qui les a modifiés et à quel moment.
- Les documents sont plus facilement modifiables et partageables. Plusieurs personnes peuvent travailler sur le même document en même temps. Cela permet une meilleure collaboration entre les intervenants d’un projet.
- Les tâches chronophages à faible valeur ajoutée sont éliminées : impression, numérisation, archivage…
- La dématérialisation des documents ouvre la porte à l’automatisation des processus.
2. Une condition indispensable pour la mise en place du télétravail
Nous l’avons vu ces derniers mois, la crise sanitaire a poussé de nombreuses entreprises à faire du télétravail. Et cette pratique va sans aucun doute se développer davantage dans les années à venir pour offrir aux employés un rythme de travail plus flexible, adapté aux nouveaux modes de vie. Cependant pour faire du télétravail, il ne suffit pas d’avoir un ordinateur portable et de travailler de la maison. En effet les employés doivent pouvoir être en mesure de réaliser leur travail avec la même efficacité que s’ils étaient au bureau. Dans cette optique, il est essentiel ne pas dépendre de documents au format papier.
En effet avec des documents papier, vos employés doivent penser à emmener les documents dont ils ont besoin à chaque fois qu’ils souhaitent faire du télétravail. Que se passe-t-il alors s’ils oublient un document important ? Et s’ils prennent avec eux un document en particulier, cela signifie que les autres collaborateurs ne pourront pas y avoir accès. Une solution peu pratique !
En revanche les documents numériques permettent de travailler de manière beaucoup plus flexible : vos employés pourront avoir accès aux documents à tout moment, où qu’ils se trouvent. Ils pourront les visualiser, les éditer, les partager et même les signer en ligne. Le lieu ne sera donc plus un problème, ils pourront travailler d’où ils le souhaitent.
3. Une sécurité de l’information renforcée
La sécurité des informations conservées sous forme numérique est nettement plus élevée que celle des documents archivés au format papier.
Premièrement, vous pouvez restreindre l’accès des documents aux personnes y ayant droit et ainsi assurer leur confidentialité. Vous pouvez décider des droits des utilisateurs : qui peut consulter, partager, modifier le document… Avec l’archivage électronique, il devient également plus simple et moins coûteux d’effectuer des sauvegardes de sécurité. Ainsi, en cas de perte de fichiers ou de vol de données, il est possible (et bien plus simple) de récupérer des informations.
À l’inverse, les archives papier sont exposées aux risques du stockage physique – problèmes d’inondations, incendies – et sont plus facilement accessibles à des personnes qui ni seraient pas autorisées.
4. Des économies d’argent
La dématérialisation des documents a une incidence immédiate sur la réduction des coûts. Vous économisez non seulement sur l’achat de papier, mais aussi sur l’encre, l’entretien des imprimantes, les fournitures de bureau (boîtes à archive, classeurs…).
D’autre part, si tous les documents d’une entreprise sont dématérialisés et peuvent être partagés par e-mail, les dépenses liées aux envois postaux seront elles aussi fortement réduites.
5. Un gain d’espace sur le lieu de travail
L’un des grands avantages d’un lieu de travail sans papier est également le fait de récupérer l’espace alloué à l’archivage des documents physiques, car tous les documents sont désormais stockés en ligne (sur un « cloud ») ou sur des serveurs privés.
De cette façon, la surface libérée pourra être utilisée pour agrandir les bureaux ou créer de nouveaux espaces : une salle de repos par exemple. Dans le cas où ces espaces libérés ne vous seraient pas utiles, pourquoi ne pas les louer à d’autres entreprises ou en profiter pour rechercher un bureau plus petit afin d’économiser sur les frais de location ?
6. Une réduction de l’impact environnemental
Ne plus imprimer d’e-mails, de bons de commande, de devis, de comptes rendus, etc., ne plus envoyer de documents et contrats par courrier ou encore ne plus conserver d’archives physiques, va permettre aux entreprises de réduire considérablement leur consommation de papier.
La suppression du papier comme outil de travail va ainsi contribuer à la préservation de l’environnement en limitant certaines pratiques dangereuses telles que la déforestation ou la consommation importante d’eau pour la fabrication du papier.
➡️ Lisez aussi notre article : La signature électronique pour préserver l’environnement
L’utilisation de notre solution de signature électronique par nos clients a permis d’économiser en 1 an:
43 millions de pages de papier au format A4
900 tonnes de CO2
Conclusion
Tous ces avantages que nous avons cités précédemment poussent de plus en plus d’entreprises à prendre au sérieux la question de l’élimination du papier dans tous leurs processus métier. Chez Signaturit, nous faisons déjà partie de ce mouvement “zéro papier” et nous sommes convaincus des bénéfices de la dématérialisation des documents.
Pour aider les entreprises à dématérialiser leur processus de gestion de contrats, nous proposons une solution de signature électronique qui permet de signer des documents en ligne, sans avoir à les imprimer. Les documents à signer sont envoyés à travers notre solution et le signataire les reçoit par e-mail ou SMS. Il peut alors les signer simplement et rapidement depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette ou smartphone), sans avoir à s’inscrire sur notre plateforme ou à télécharger d’application.
