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Télétravail, vidéoconférences, signatures et documents électroniques… Au cours de ces dernières semaines, nous avons tous été amenés à modifier nos manières de travailler. Force est de constater que les entreprises qui étaient dotées des meilleures solutions digitales ont pu s’adapter plus rapidement et de manière optimale dès le début du confinement.
Dans ce contexte, le moment est bien choisi pour démarrer la transition digitale de votre entreprise si vous n’avez pas encore franchi le pas. Avoir un temps d’avance en matière de dématérialisation sera un facteur décisif pour vous différencier de vos concurrents !
Qu’est-ce que la dématérialisation des processus ?
La dématérialisation désigne le processus de remplacement dans une entreprise de ses supports physiques (généralement le papier) par un format numérique. Il ne s’agit pas seulement de scanner vos documents pour les stocker en format digital, mais d’une opération plus large de transformation digitale, qui doit amener à repenser l’ensemble des processus métiers : les intervenants, les procédures, les échanges, les outils…
Quels sont les avantages de la dématérialisation des processus pour une entreprise ?
La dématérialisation des processus est particulièrement pertinente pour des professions très administratives, telles que les RH ou encore les comptables. Elle offre de nombreux avantages essentiels pour accroître votre productivité et gagner en efficacité.
On vous les détaille ci-dessous :
- Un meilleur accès aux données… Qu’ils soient en télétravail ou encore en déplacement professionnel, vos employés pourront avoir accès à tous les documents et ressources à distance, et travailler depuis n’importe quel ordinateur ou appareil mobile, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Votre activité ne sera jamais à l’arrêt !
- Dématérialiser, c’est automatiser ! En vous équipant des solutions adéquates, vous pourrez automatiser de nombreux processus (processus RH, gestion commerciale, processus comptables…). Vous gagnerez en efficacité et vos employés pourront ainsi se concentrer sur des tâches ayant plus de valeur. De plus en limitant les actions manuelles, vous réduirez également les risques d’erreurs.
- Fini les tâches administratives fastidieuses et chronophages liées à la gestion documentaire : impression, numérisation, archivage… Vous gagnerez du temps et réduirez votre consommation de papier.
- Vous ne dépendrez plus des services postaux pour envoyer et recevoir vos documents. Il vous suffira de partager électroniquement vos documents avec la personne concernée et celle-ci y aura accès d’un simple « clic ». Cela permet d’accélérer les échanges : quelques jours pour un envoi postal contre quelques secondes pour un envoi électronique. De plus, un autre point positif : vous réduirez votre budget dédié aux envois postaux.
- Vous sécuriserez vos documents et données et préserverez leur confidentialité. Contrairement au format papier, où les documents peuvent être à la portée de tous (sur un bureau, dans des espaces de stockage…), le format digital permet de limiter les accès aux documents aux seules personnes y ayant droit. Vous pouvez définir pour chaque collaborateur ses droits d’accès : lecture, commentaire, partage, modification.
- Vous favoriserez le travail collaboratif. Grâce au partage de fichiers en ligne, les différentes équipes peuvent travailler de manière coordonnée, même à distance, sur un même document.
- Une marque employeur moderne et une meilleure expérience employée. En mettant à disposition de vos employés les outils digitaux leur permettant de réaliser leur travail de manière plus efficace et agile, vous simplifierez leur quotidien et améliorerez leur satisfaction. Il s’agit d’un véritable facteur d’attractivité au moment de recruter de nouveaux talents.
- Vous gagnerez de l’espace supplémentaire dans vos bureaux. L’archivage numérique des documents va vous permettre de libérer les espaces anciennement dédiés aux archives papier.
- Zéro papier. Nous le savons tous, la production de papier demande une grande consommation d’eau. En réduisant votre consommation de papier, vous réduirez ainsi l’impact environnemental de votre entreprise.
La dématérialisation des processus, indispensable pour la mise en place du télétravail
Nous avons beaucoup de leçons à apprendre de la crise du coronavirus, la première pour les entreprises sera certainement l’importance d’avoir des structures préparées au télétravail. Cela signifie avoir des processus de travail et des outils de travail adaptés.
La crise a poussé de nombreuses entreprises à avoir recours au télétravail. Et il semblerait que les salariés français y prennent goût. 62% des Français voudront faire plus de télétravail après le confinement selon une étude de Deskeo. En cette période exceptionnelle, les collaborateurs prouvent à leur employeur que le télétravail est possible, en maintenant le même niveau de productivité. Il sera donc difficile d’effectuer un retour complet en arrière, sans nuire à la satisfaction des employés.
Les entreprises devront repenser leur processus de travail en profondeur. La mise en place de politique de télétravail sur le long terme devra donc passer par une dématérialisation planifiée des différents processus.
La signature électronique pour dématérialiser la gestion de contrats
La signature de contrats est clé pour l’activité d’une entreprise : sans signature il n’y pas de nouveaux accords commerciaux ou de nouveaux recrutements !
Mettre en place une solution de signature électronique dans votre entreprise permettra à vos employés de signer des contrats en ligne, depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Devis, contrat de prestation de service, accord de confidentialité, contrat de travail… Tout type de contrats et documents peuvent aujourd’hui être signés électroniquement, de manière légale est sécurisée.
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Conclusion
La dématérialisation des processus sera l’un des défis à relever pour les entreprises en 2020, si elles ne souhaitent pas voir baisser leur productivité ou prendre du retard sur leurs concurrents. Aujourd’hui, c’est la crise sanitaire du coronavirus qui nous a pris de court, mais qui sait ce qui pourrait arriver demain ? Avoir des processus dématérialisés permet aux entreprises d’être plus réactives et agiles. Il est donc essentiel d’être bien préparé.
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