Qu’est-ce qu’un envoi recommandé électronique ?

Lettre recommandée avec accusé de réception, envoi recommandé électronique, lettre recommandée électronique… Les termes sont nombreux et il peut parfois être compliqué de s’y retrouver. Connaissez-vous bien la différence entre ces différents services pour envoyer un recommandé ? Dans cet article, nous vous présentons les différentes législations encadrant les recommandés en ligne, le fonctionnement de notre solution d’envoi recommandé électronique et ses bénéfices.

Qu’est-ce qu’un recommandé électronique ?

Retour sur la lettre recommandée sur papier

La lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou lettre recommandée avec avis de réception est un service postal traditionnellement utilisé pour prouver que l’expéditeur a bien fait parvenir un courrier à un destinataire, à une date donnée, et que ce que dernier l’a bien reçu.

Pour certaines procédures, le recours à une lettre recommandée avec accusé de réception est exigé par la loi, car elle sert de preuves en cas de litiges.

Ce que dit le Règlement européen eIDAS sur l’envoi recommandé électronique 

Le Règlement européen eIDAS sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur définit le service d’envoi recommandé électronique (ERE) comme « un service qui permet de transmettre des données entre des tiers par voie électronique, qui fournit des preuves concernant le traitement des données transmises, y compris la preuve de leur envoi et de leur réception, et qui protège les données transmises contre les risques de perte, de vol, d’altération ou de toute modification non autorisée. »

Un niveau « qualifié » de service d’envoi recommandé électronique (ERE qualifié) est également défini par le Règlement eIDAS, répondant à des exigences supplémentaires (article 44), à savoir :

• « ils sont fournis par un ou plusieurs prestataires de services de confiance qualifiés ;
• ils garantissent l’identification de l’expéditeur avec un degré de confiance élevé ;
• ils garantissent l’identification du destinataire avant la fourniture des données ;
• l’envoi et la réception de données sont sécurisés par une signature électronique avancée ou par un cachet électronique avancé d’un prestataire de services de confiance qualifié, de manière à exclure toute possibilité de modification indétectable des données ;
• toute modification des données nécessaire pour l’envoi ou la réception de celles-ci est clairement signalée à l’expéditeur et au destinataire des données ;
• la date et l’heure d’envoi, de réception et toute modification des données sont indiquées par un horodatage électronique qualifié. »

Cependant, il est important de noter, que le service d’envoi recommandé électronique, même s’il n’est pas qualifié, a une valeur juridique et est accepté comme preuve en justice.

Effet juridique d’un service d’envoi recommandé électronique – Article 43 

« L’effet juridique et la recevabilité des données envoyées et reçues à l’aide d’un service d’envoi recommandé électronique comme preuves en justice ne peuvent être refusés au seul motif que ce service se présente sous une forme électronique ou qu’il ne satisfait pas aux exigences du service d’envoi recommandé électronique qualifié. »

Ce que dit le Code des Postes et des Communications Électronique sur l’envoi recommandé électronique

En France, l’envoi recommandé électronique est régi par le Code des Postes et des Communications Électroniques. Il établit dans son article L-100 que « L’envoi recommandé électronique est équivalent à l’envoi par lettre recommandée, dès lors qu’il satisfait aux exigences de l’article 44 du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE. »

En résumé, cela signifie qu’en France l’envoi recommandé électronique qualifié (ERE qualifié), aussi appelé Lettre Recommandée Électronique (LRE), est l’équivalent de la lettre recommandée sur papier avec accusé de réception. 

Notre solution d’envoi recommandé électronique

Signaturit offre une solution d’envoi recommandé électronique, qui permet de certifier l’intégrité, l’envoi et l’ouverture d’un e-mail ou SMS et des pièces jointes. Des preuves électroniques sont générées à chaque étape du processus. Nous conservons les documents envoyés ainsi que les preuves pendant 5 ans. 

À savoir : Signaturit est reconnu comme Prestataire de Services de Confiance Qualifiés pour les services d’envois recommandés électroniques, même si pour le moment nous n’offrons pas encore de services d’envois recommandés électroniques qualifiés (ou LRE). Cela permet donc d’apporter une sécurité supplémentaire. En outre, nous utilisons un horodatage électronique qualifié.

Dans quels cas utiliser l’envoi recommandé électronique ?

Une entreprise ou un professionnel peut utiliser notre solution d’envoi recommandé électronique lorsqu’ils souhaitent s’assurer de la bonne réception d’un contenu à un destinataire et lorsqu’ils nécessitent d’une date comme valeur probatoire.

Rappel : L’envoi recommandé électronique (ERE) peut être utilisé pour toutes les communications et notifications pour lesquelles la législation n’impose pas le recours à une lettre recommandée avec avis de réception, ou donc à son équivalent numérique : la lettre recommandée électronique (LRE). 

Outre ces quelques cas précis, il existe de nombreux autres cas d’usage où notre solution d’ERE peut être utilisée. Voici quelques exemples :

• Ressources humaines : promesses d’embauche, notifications de remise de matériel, communications officielles, etc.
• Commerciaux et vente : envois de facture, communications aux clients ou fournisseurs, notifications de renouvellement automatique du contrat de service, etc.
• Assurance et finance : avis d’échéance, résiliations d’assurance (loi RIA), etc.
• Immobilier : notifications SRU, mises en demeure, etc.

Les avantages de l’envoi recommandé électronique

1. Rapide

Alors qu’une lettre recommandée papier prend plusieurs jours à arriver à destination, l’envoi du recommandé en ligne est instantané. Le délai d’acheminement est supprimé : le destinataire le reçoit immédiatement sur sa boîte mail, où qu’il se trouve. 

2. Efficace

La préparation et l’envoi du recommandé sont simplifiés. L’expéditeur n’a pas besoin de se déplacer dans un service d’envoi postal, il peut envoyer son recommandé, où qu’il se trouve et quand il le souhaite. 

3. Économique

Sans aucun doute, le coût d’un recommandé électronique est significativement inférieur à la lettre recommandée papier. Alors que le tarif des lettres recommandées par La Poste commence à 4,40€ (sans accusé de réception) et va en augmentant selon le poids et la destination, le prix de notre ERE commence à 0,55€ (hors licence annuelle) et est dégressif en fonction du nombre d’envois. Et le prix reste le même que vous souhaitiez envoyer 1 ou plusieurs documents, en France ou à l’étranger. 

4. Sécurisé 

Le service d’envoi recommandé électronique est encadré par le Règlement européen eIDAS : il a une valeur juridique et est accepté comme preuve en justice. En outre il permet de garantir l’intégrité et l’authenticité de la communication. 

5. Éco-responsable

Le processus est entièrement dématérialisé : tout se fait en ligne. Cela permet donc de limiter l’impact environnemental, car l’utilisation du papier est éliminée, ainsi que le transport pour acheminer les recommandés (et leurs émissions de CO2 associées).

Comment réaliser un envoi recommandé électronique avec Signaturit ?

Notre solution est simple et intuitive. Vous pouvez réaliser des envois recommandés électroniques en quelques clics :

1. Accédez à notre plateforme, cliquez sur le bouton « Nouvel envoi » et sélectionnez « Envoi recommandé électronique ».
2. Entrez le nom et l’email du ou des destinataires.
3. Rédigez votre message et joignez le ou les documents à envoyer.
4. Choisissez le niveau de certification : réception de l’e-mail, ouverture de l’e-mail, ouverture du ou des documents, ou téléchargement du ou des documents.
5. Envoyez votre recommandé. Depuis notre plateforme, vous pourrez suivre le statut du processus en temps réel.

Vous pouvez utiliser notre solution depuis notre plateforme. Cependant, si vous utilisez déjà un logiciel de gestion (ERP, CRM, SIRH, etc.), vous pouvez également intégrer notre solution, pour gérer tous vos envois depuis un même endroit, sans changer de plateforme.

Testez notre solution d’envoi recommandé électronique gratuit

Comme nous l’avons expliqué ci-dessus, l’un des avantages du recommandé électronique par rapport à la lettre recommandée classique est son coût inférieur. Cependant, puisqu’il nécessite l’intervention d’un prestataire de services de confiance, ainsi que l’utilisation d’un logiciel spécifique, il ne s’agit pas d’un service gratuit.

Quoi qu’il en soit, si vous souhaitez vérifier l’utilité du service d’envoi recommandé électronique, vous pouvez tester gratuitement notre plateforme, sans aucun engagement en vous inscrivant à ce lien. Vous pourrez envoyer jusqu’à 20 ERE lors de votre période d’essai. Et vous pourrez également en profiter pour tester gratuitement notre solution de signature électronique !