Exemples de signature électronique : quels types de document ?

Si vous avez déjà entendu parler de la signature électronique, il est probable que vous vous soyez demandé quels sont les documents qui peuvent être signés à l’aide de cette solution technologique. La réponse est : n’importe quel document ! Étant pleinement légale, mais aussi pratique, sécurisée et rapide, la signature électronique est appropriée pour signer tout type de documents et de contrats. 

Notre expertise en matière de signature électronique nous a cependant permis d’identifier les documents qui sont le plus souvent signés à l’aide de cet outil. Dans ce post, nous vous présentons les exemples de signature électronique les plus courants et détaillons les bénéfices apportés par la signature électronique dans chaque cas.

Cet article se trouve également dans notre guide de signature électronique. Entrez et découvrez toutes nos ressources !

 Pour quels types de document la signature électronique est-elle le plus souvent utilisée ? Les 5 utilisations les plus courantes.

1. Contrats, autorisations et formulaires avec des clients

Nos clients utilisent principalement la signature électronique pour toutes les formalités requérant la signature de leurs propres clients : devis, bon de commande, etc.

La majorité de nos clients ont décidé d’utiliser notre solution de signature électronique avancée afin d’offrir à leurs propres clients ou consommateurs une expérience utilisateur simplifiée, qui facilite les achats en ligne, mais également les achats présentiels exigeant la signature sur papier.

Cela permet d’éviter aux clients de devoir imprimer un document, le signer, le scanner puis le renvoyer signé à l’entreprise. Cela ne semble peut-être pas évident à première vue, mais… qui possède encore aujourd’hui une imprimante et un scanner à la maison ? De moins en moins de personnes.

C’est pour cette raison que nos clients utilisent notre outil de signature électronique. Ainsi, ils peuvent offrir à leurs propres clients une expérience d’achat facile et rapide, qui peut être réalisée depuis leur maison ou autre, sur n’importe quel dispositif (smartphone, tablette, ordinateur portable ou de bureau).

Les clients se digitalisent de plus en plus, et aujourd’hui, ils n’ont plus la patience de conclure des cycles de ventes longs ou des cycles intégrant encore des processus de signature papier. Une démarche fastidieuse peut devenir un motif valable pour abandonner une transaction online ou offline.

2. Contrats de travail et autres documents des ressources humaines

Les ressources humaines sont un service dans lequel nous retrouvons une utilisation importante de la signature électronique. Dans cet exemple, la rapidité est une fois de plus un facteur décisif, mais ce n’est pas le seul.

Les entreprises ont notamment recours à la signature électronique pour permettre à leurs futurs employés de signer à distance leurs contrats de travail et accords de confidentialité. De cette manière, il n’est plus nécessaire de demander au futur employé de se présenter dans les bureaux avant d’intégrer ses fonctions afin de signer son contrat de travail physiquement. Cette solution simplifie les démarches administratives des collaborateurs tout en transmettant une image innovante de l’entreprise.

D’autre part, notre outil de signature électronique s’avère très pratique pour les employés des services RH. En effet il permet d’éviter d’avoir à imprimer et archiver les documents en format papier, tout en permettant de centraliser sur une seule et même plateforme toute la documentation en lien avec chaque recrutement. Sans oublier le fait qu’en étant stockée sur le cloud, il est possible d’accéder à tous ces documents à distance.

Tous ces avantages incitent de nombreuses entreprises à intégrer Signaturit dans leur SIRH via API. Cela signifie qu’ils peuvent envoyer et gérer les demandes de signature directement depuis leur logiciel RH, sans avoir besoin d’entrer dans notre plateforme.

3. Contrats et accords avec des prestataires

L’utilisation de notre signature électronique est aussi courante pour les contrats avec des prestataires. À l’instar des exemples précédents, cette solution permet de transmettre une image d’entreprise innovante, soucieuse de ses relations avec ses prestataires et recherchant l’efficacité opérationnelle pour communiquer avec eux.

En outre, la possibilité de centraliser toute la documentation relative aux accords avec les prestataires constitue un autre facteur décisif, car tous les documents sont accessibles sur une seule et même plateforme.

C’est pourquoi de nombreux clients qui utilisent Signaturit pour envoyer les contrats à leurs prestataires intègrent également notre outil à leur logiciel via API. La solution de Signaturit est conçue pour s’intégrer en toute simplicité à n’importe quel logiciel tiers. Cela permet de simplifier les processus des entreprises, car toutes les fonctionnalités sont ainsi intégrées dans un seul logiciel.

4. Accords de confidentialité ou de non-divulgation avec un tiers

Les accords de confidentialité ou de non-divulgation, aussi appelés NDA, pour Non Disclosure Agreement en anglais, sont des contrats par lesquels deux parties ou plus s’engagent à garder des informations confidentielles.

Ce sont des documents de nature assez délicate pour toutes les entreprises, puisqu’en cas de non-respect de l’accord, cela peut mener à un litige contre un associé, un fournisseur, un client ou un employé.

Au vu du contexte, les clients qui ont besoin de signer des NDA ont recours sans hésiter à notre solution de signature électronique avancée, car elle permet d’identifier de manière univoque le signataire (ce qui n’est pas le cas de la signature électronique simple). 

D’autre part, nous garantissons l’intégrité des documents grâce à un horodatage
qualifié, cela signifie que les données des documents n’ont pas été altérées depuis le moment de la signature.

À tous ces éléments s’ajoute également la possibilité d’obtenir un document probant (ou « piste d’audit »). Il contient toutes les preuves électroniques générées au cours du processus de signature, ce qui permet de rester serein en cas de procédure judiciaire, car l’entreprise pourra mettre à la disposition du tribunal toutes les preuves légales nécessaires pour défendre sa cause.

5. Pétitions publiques

Pour finir, nous avons remarqué une importante utilisation de la signature électronique pour solliciter l’adhésion de la population ou de certains collectifs en particulier, concernant des demandes de toutes sortes. Celles-ci s’adressent généralement à des autorités publiques, même s’il existe des exemples où des pétitions se dirigent à des entreprises privées.

Dans ce cas d’usage, l’avantage principal est la facilité du processus de signature offert par Signaturit pour les signataires, en plus de sa rapidité. Si ceux-ci ne sont pas entièrement convaincus par la cause, ils ne signeront que s’il est très facile de signer.

En effet, la facilité du processus de signature est un facteur décisif pour soutenir une cause. Si le signataire doit se déplacer pour signer en personne, ou s’il doit imprimer le document, le signer, le numériser, puis le renvoyer signé, il est probable qu’il ne le fera pas, même s’il s’agit d’une cause solidaire.

Conclusion 

Les exemples mentionnés ci-dessus montrent très clairement que l’utilisation de la signature électronique constitue un avantage considérable pour la signature de ces types de documents. Cependant, comme nous l’avons souligné au début de ce post, la signature électronique peut être employée pour signer tout type de documents et de contrats.

Vous aussi vous souhaitez signer tous vos contrats en ligne ? Commencez par tester gratuitement notre plateforme de signature électronique en vous inscrivant à ce lien.

Cet article se trouve également dans notre guide de signature électronique. Entrez et découvrez toutes nos ressources !