La signature électronique au secours du secteur de l’immobilier

Agences immobilières fermées en raison du confinement, le marché de l’immobilier tourne désormais au ralenti et les nouvelles transactions sont rarissimes. Le secteur doit alors s’organiser et s’adapter pour poursuivre son activité, et ce notamment grâce à l’utilisation de solutions technologiques : estimation par visioconférence, visite virtuelle ou encore signature électronique de contrat.

Dans ce blog, nous vous expliquons comment la signature électronique va permettre au secteur de l’immobilier de maintenir son activité en télétravail tout en optimisant les processus de gestion de contrat !

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La signature électronique pour maintenir l’activité du secteur immobilier

Rappel : La signature électronique est encadrée dans l’Union européenne par le Règlement eIDAS. En tant que pays membre de l’UE, la France reconnaît également la légalité des signatures électroniques.

Quels documents peuvent habituellement être signés à distance dans le secteur de l’immobilier ?

Pour les actes sous seing privé, la signature électronique pour signer à distance a toujours été une solution dans le secteur de l’immobilier. En effet il n’existe aucune restriction légale pour la signature de ce type de documents, ils peuvent donc être signés à distance avec une solution de signature électronique avancée. 

LES DOCUMENTS / CONTRATS POUVANT ÊTRE SIGNÉS À DISTANCE :

• Compromis de vente
• Contrat de gestion
• Bail locatif
• Bail commercial 
• État des lieux
• Mandat de vente

Toutes les activités de gestion locative de biens, mais aussi les étapes préliminaires à la vente ou l’achat effectif d’un bien, peuvent donc suivre leur cours. 

Qu’en est-il de la signature des actes de vente ?

La signature de l’acte de vente est l’étape définitive de la transaction immobilière. L’acte de vente est un acte authentique notarié, cela signifie qu’il doit être signé par les deux parties devant un notaire. La signature électronique pour les actes de vente n’était jusque-là pas possible. Crise sanitaire oblige, les notaires ont également dû fermer les portes de leur étude au public, rendant impossible la signature des actes de vente de cette manière traditionnelle. 

Pour faire face à cette situation qui bloquait le secteur de l’immobilier, un décret a été publié le 4 avril dernier autorisant la signature électronique des actes notariés à distance. Ce décret précise que la signature devra être effectuée avec une procédure de signature électronique qualifiée. Il s’agit d’une dérogation, valable jusqu’à un mois après la fin de l’urgence sanitaire.

Les notaires ont donc les cartes en main pour débloquer cette situation. Quelles solutions s’offrent à eux ?

Faire signer les actes de vente en comparution à distance avec une solution de signature électronique qualifiée (actes de ventes dans le neuf et l’ancien)

Pour cela, le notaire doit s’équiper d’un système de visioconférence agréé par le Conseil supérieur du notariat et d’une solution de signature électronique qualifiée certifiée eIDAS. Le notaire et les parties doivent se connecter sur la visioconférence, le notaire fait la lecture de l’acte à distance et recueille le consentement des parties. Suite à cela, le notaire envoie l’acte à signer au moyen d’une solution de signature électronique qualifiée. Les signataires doivent alors le signer sur leur téléphone, devant la caméra pour que le notaire puisse l’avoir en visuel. Pour finir le notaire appose à son tour sa signature électronique.

⇒ Il s’agit d’une solution lourde à mettre en place. En effet beaucoup de conditions sont à réunir : système de visioconférence, solution de signature électronique qualifiée, connexion internet sans faille pour la visioconférence… À savoir également : pour mener à bien un processus de signature qualifiée, tous les signataires doivent disposer d’un certificat qualifié de signature électronique, délivré en amont par une Autorité de Certification, après vérification de l’identité du signataire.

Faire signer des procurations avec une solution de signature électronique avancée (actes de ventes dans l’ancien)

La loi autorise l’acheteur comme le vendeur à donner une procuration à une tierce personne pour la signature d’un acte de vente. S’il possède toutes les pièces nécessaires, le notaire pourra alors envoyer une demande de procuration aux deux parties pour réaliser l’acte authentique de vente, qu’elles signeront avec une solution de signature électronique avancée. La procuration doit être donnée à un collaborateur de l’étude (légalement cela ne peut pas être le notaire lui-même). Ainsi la présence de l’acquéreur et du vendeur à l’étude n’est pas nécessaire. 

⇒ Il s’agit d’un solution plus simple à mettre en place qui va permettre de débloquer rapidement de nombreuses situations. À noter : pour la signature d’actes de ventes dans le neuf, cette solution ne pourra pas être utilisée, car la procuration même doit être signée devant un notaire.

La signature avancée de Signaturit

La solution de signature électronique avancée de Signaturit, certifiées eIDAS, permet à toute personne de signer à distance, de manière légale et sécurisée.

Le processus pour le signataire est intuitif et rapide : 

1. Le signataire reçoit le document à signer par e-mail ou SMS. 
2. Il clique sur le lien pour ouvrir le document, depuis n’importe quel dispositif : smartphone, tablette ou ordinateur, sans avoir à télécharger d’application.
3. Il lit le document et accepte les conditions générales. 
4. Il réalise le tracé de la signature (avec une souris, un pavé tactile, un stylet ou son doigt selon le dispositif) et remplit les champs nécessaires, le cas échéant.
5. Il valide le processus signature.

Notre solution est basée sur la technologie biométrique. Lorsque le signataire réalise le tracé de sa signature, nous recueillions les données biométriques suivantes : les points du tracé et leur position, la vitesse d’exécution, l’accélération et la pression exercée par le doigt ou le stylet sur le dispositif utilisé pour signer (mobile, ordinateur portable ou PC de bureau), pour les dispositifs qui le permettent. Toutes ces données servent à identifier le signataire de manière univoque.

En outre pour chaque processus de signature, un document probant est automatiquement généré, accessible et téléchargeable à tout moment. Il regroupe toutes les preuves électroniques du processus de signature (ex : identifiant unique de la transaction, adresse IP, géolocalisation…) pour garantir sa valeur juridique.

Pour finir, la solution de Signaturit comprend de nombreuses fonctionnalités permettant de personnaliser les flux de signature selon les besoins de chaque entreprise : différents options d’envoi, options d’authentification supplémentaires des signataires (code PIN par SMS ou identification électronique), rappels automatiques des signataires…

Quels sont les bénéfices de la signature électronique pour le secteur de l’immobilier ?

Au vu du contexte particulier dans lequel nous vivons, le principal avantage est bien évidemment la possibilité de maintenir son activité en télétravail, en continuant avec la signature de contrats et documents.

Cependant l’utilisation d’une solution de signature électronique comprend d’autres avantages de taille dans un contexte normal, c’est pourquoi de plus en plus d’acteurs du secteur s’équipent d’une solution de signature électronique. En effet elle va permettre d’accélérer les ventes et de simplifier les processus de gestion locative en éliminant des tâches administratives chronophages (impression des contrats, envoi postal, scannage des documents signés…) et en automatisant d’autres (envoi, archivage, rappel automatique…) 

José Morales, responsable TIC de notre client Acciona Immobilier, l’un des premiers promoteurs immobiliers d’Espagne, explique qu’il a choisi d’utiliser une solution de signature électronique pour 3 raisons principales :

• «  Anywhere, anytime, any device. Les clients de la division Acciona Immobilier peuvent signer n’importe où et à n’importe quel moment directement depuis leur mobile ou dans un point de vente de la société.
• Une bonne image vis-à-vis du client. Les nouveaux clients apprécient la facilité et la rapidité qu’apporte la signature électronique à tous les processus requérant une signature de document. Cette solution est aujourd’hui considérée comme un outil indispensable que toute entreprise numérique se doit de proposer.
• Une culture « zéro papier ». En tant qu’entreprise leader en matière de durabilité, il a été déterminant d’intégrer un outil permettant la suppression du papier pour des processus parfaitement dématérialisables. »

Pour en savoir plus sur la Succes Story d’Acciona Immobilier, CLIQUEZ ICI. 

Conclusion

Notre objectif est d’accompagner les acteurs du secteur de l’immobilier dans la mise en place d’une solution de signature électronique. Si vous souhaitez avoir plus d’informations, nos experts sont à votre disposition pour vous guider, vous pouvez nous écrire à [email protected] ou nous appeler directement au +33 1 73 04 69 66.

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