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Pour répondre aux défis de demain, les écoles et universités doivent s’inspirer des bonnes pratiques du monde des entreprises afin d’améliorer l’efficacité de leur gestion interne. Et cela doit passer par la transformation digitale de leur organisation. La signature électronique est l’un des outils digitaux, facile à mettre en place, permettant de dématérialiser et rationaliser leurs processus administratifs, souvent lourds et chronophages. On vous en dit plus dans notre article !
Cet article se trouve également dans notre guide de signature électronique. Entrez et découvrez toutes nos ressources !
Des exemples de cas d’usage de la signature électronique
Les établissements de l’enseignement supérieur doivent gérer au quotidien une grande quantité de documents et contrats administratifs à faire signer, avec de forts pics notamment lors de la rentrée scolaire, pendant la période des stages en entreprise ou encore des examens. Par exemple :
| Avec les étudiants | Avec le personnel enseignant |
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L’utilisation de la signature électronique peut aussi être étendue à d’autres cas d’usages : contrats avec des partenaires, fournisseurs, etc.
« Que ce soit pour la formalisation des contrats d’inscription des étudiants, des contrats de travail de nos intervenants ou encore des PV de jury d’examen, la signature électronique nous a permis d’être plus réactifs et efficaces dans nos démarches administratives. »
Sébastien GRISS, Directeur de la Production Informatique du Groupe IGS
Les principaux bénéfices de la signature électronique pour l’enseignement supérieur
Meilleure efficacité des processus de gestion de contrats
L’utilisation d’une solution de signature électronique permet de simplifier et d’automatiser les différentes étapes de la gestion des contrats : création, envoi, suivi, signature, archivage… Les erreurs, la perte de documents et les retards dans les processus sont ainsi évités. Et les employés ne perdent plus de temps avec des tâches répétitives et fastidieuses (impression, numérisation, envoi …).
Réduction des coûts
Avec la signature électronique, les coûts inhérents à la gestion documentaire sont réduits. Des économies sont réalisées sur la consommation de papier et d’encre, l’entretien des imprimantes, les envois postaux et les fournitures de bureau pour archiver les documents.
Démarches administratives simplifiées pour les étudiants et le personnel enseignant
Étudiants et personnel enseignant peuvent signer tous leurs documents en ligne, depuis leur ordinateur ou smartphone, en quelques secondes, sans contraintes. En effet ils n’ont plus besoin de se déplacer pour signer un document, ni à imprimer et scanner un document pour l’envoyer par courrier ou e-mail.
Image moderne et eco-friendly de l’établissement
L’utilisation de solutions technologiques permet de donner une image moderne de l’établissement. En outre la signature électronique est également une solution respectueuse de l’environnement, car elle permet de réduire considérablement la consommation de papier. Innovante, moderne, eco-friendly… Ce sont des valeurs appréciées qui contribuent à attirer les meilleurs étudiants et intervenants.
Covid-19 : réduction du risque de transmission du virus
Avec la signature électronique, les élèves n’ont plus besoin d’imprimer leurs documents administratifs pour les retourner signés. Cela a deux avantages importants au niveau sanitaire :
- éviter les regroupements autour des imprimantes mises à disposition des étudiants dans les établissements ;
- éviter l’échange de documents physiques entre étudiants et administration, pouvant être vecteur de contamination.
3 cas clients concrets : IUT de Nantes, ESMOD et UOC X
IUT de Nantes
Cas d’usage : convention de stage avec 5 signataires : étudiant, Université de Nantes, enseignant référent, tuteur en entreprise et représentant de l’organisme d’accueil
Challenge : nombre d’intervenants important ralentissant le processus, suivi et relances chronophages
Solution : signature électronique avancée
Bénéfice : gain de temps en automatisant le circuit de signature des conventions de stage
« La solution de Signaturit nous a permis de simplifier grandement le processus de signature des conventions de stage. Plus la peine de courir après toutes les parties prenantes pour obtenir les conventions signées, désormais tout se fait en ligne, de manière rapide et automatique ! »
Dorian PIETTE, Département Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) de l’IUT de Nantes
ESMOD
Cas d’usage : règlement intérieur
Challenge : obtenir la signature de tous les étudiants en même temps
Solution : envoi groupé avec signature électronique avancée
Bénéfice : gestion simplifiée de la signature des règlements, meilleur suivi du processus
« L’utilisation de la signature électronique nous a permis de simplifier nos processus de signature du règlement intérieur. En un clic, nous pouvons l’envoyer à tous nos étudiants pour signature. Une solution rapide et efficace ! »
Richard Daniel, Responsable informatique du groupe ESMOD
UOC X
Cas d’usage : contrat d’inscription
Challenge : processus d’inscription fastidieux, lent et couteux (envoi par courrier postal du contrat)
Solution : signature électronique avancée
Bénéfice : accélération du processus avec un meilleur taux de conversion
« Grâce à la signature électronique de Signaturit, ce qui prenait en moyenne 15 jours est désormais obtenu signé dans la même journée. »
Juanjo Martí, directeur adjoint d’UOC X
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