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La signature électronique est particulièrement utile pour des services devant gérer une grande quantité de documents et contrats, tels que les services administratifs ou les ressources humaines, mais pas uniquement. Elle peut également par exemple apporter un avantage concurrentiel à une équipe commerciale qui pourra être plus réactive. Dans cet article nous vous expliquons comment la signature électronique va permettre à votre entreprise de gagner en temps et en productivité !
Réduction et automatisation des tâches administratives
Avec la signature électronique, toute la gestion des contrats se fait en ligne : création, envoi, signature et archivage ! Fini alors les tâches fastidieuses et chronophages liées à la gestion de documents papier : impression, numérisation, envoi postal. En éliminant ces tâches, vos équipes gagneront un temps significatif, qu’elles pourront utiliser pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
«Grâce à Signaturit nous avons pu passer au 0 papier dans notre service RH ! Cela comporte un double-avantage : s’inscrire dans notre démarche RSE et nous faire gagner du temps avec 2000 scans en moins dans l’année.»
Lorelei Barbara, Chargée de missions RH chez Meilleurs Agents. Cas d’usage : contrats de travail
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De plus l’utilisation d’une solution de signature électronique, notamment si elle est intégrée à votre système (logiciel, site internet, etc.), va vous permettre d’automatiser vos processus de gestion de contrats et donc de les accélérer. En effet vous pourrez par exemple :
- Lancer un processus de signature électronique de manière automatique après avoir complété certaines actions prédéfinies ;
- Autoremplir les champs des documents avec l’information disponible dans votre système ;
- Envoyer des rappels automatiques en cas de non-signature ;
- Télécharger et archiver automatiquement dans votre système les documents une fois signés ;
- Déclencher des actions automatiques suite à la signature des documents (facturation, préparation des commandes…)
«Sans aucun doute, la signature électronique de Signaturit nous a permis de réduire le temps dédié aux tâches administratives et nos dépenses en matériel.»
Vicenç Sellés Martínez, Directeur du service d’employabilité de l’UAB. Cas d’usage : conventions de stage
Réduction des délais pour obtenir des documents signés
Grâce à une solution de signature électronique, le signataire peut signer un document immédiatement dès réception, depuis n’importe quel type de dispositif ayant accès à Internet (smartphone, tablette, ordinateur). Il n’a plus besoin d’attendre d’être à son bureau ou autre endroit ayant accès à une imprimante. En voyage d’affaires, dans les transports en commun ou encore en télétravail, il peut signer des documents où qu’il se trouve. Le délai d’attente pour obtenir des contrats signés est donc sensiblement réduit.
«Je recommande la solution de Signaturit car elle permet d’obtenir la signature des contrats de travail presque immédiatement. Le gestionnaire du personnel met 10 secondes à envoyer le contrat au travailleur et celui-ci peut le signer quand et où il souhaite.»
Manuel Gerbolés, Directeur de l’Administration du Personnel d’ISS. Cas d’usage : contrats de travail
En outre, il arrive assez souvent que les processus de signature soient aussi retardés en raison d’erreurs ou d’informations manquantes. En utilisant une solution de signature électronique, vous pourrez configurer les champs obligatoires à remplir ainsi que le nombre de pièces jointes à envoyer par le signataire. Vous vous assurerez ainsi qu’il ne pourra pas renvoyer le document à signer sans avoir rempli toutes les informations nécessaires et donc éviterez des allers-retours inutiles.
«Grâce à la signature électronique de Signaturit, ce qui prenait en moyenne 15 jours pour une signature est désormais obtenu le jour même.»
Juanjo Martí, directeur adjoint de UOC X. Cas d’usage : contrats d’inscription
Pour conclure, la signature électronique est un véritable atout pour toute entreprise cherchant à améliorer l’efficacité de ses processus et la productivité de ses employés. D’ailleurs elle apporte également de nombreux autres bénéfices : meilleure expérience client, réduction des coûts, respect de l’environnement… Pour en savoir plus, découvrez notre blog tous les avantages de la signature électronique.
