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À l’heure actuelle, de nombreux services des ressources humaines utilisent des outils et des canaux digitaux dans leurs processus de recrutement, comme LinkedIn ou Twitter, pour communiquer et interagir avec leurs candidats potentiels. Il s’agit sans aucun doute d’une étape importante de la digitalisation d’une entreprise. Cependant, elle ne saurait être complète sans une transformation digitale globale des ressources humaines, comprenant l’intégration d’outils digitaux dans tous les processus internes.
Notre post présente les 5 outils RH essentiels que tout service des ressources humaines digitalisé se doit d’utiliser au quotidien aussi bien dans ses processus externes qu’internes.
5 outils RH indispensables d’un service des ressources humaines digitalisé
1. Les réseaux sociaux internes
Ce type de réseau social a pour but d’améliorer la communication interne et la collaboration entre employés. Il facilite les interactions entre travailleurs, quel que soit leur service, contribuant ainsi à accroître le sentiment d’appartenance à une équipe et le sens de la camaraderie, ce qui, par ailleurs, renforce la culture de l’entreprise.
D’autre part, les réseaux sociaux internes constituent un espace qui permet d’assouplir les hiérarchies et de favoriser les conversations plus informelles. En général, ces deux aspects améliorent les relations entre employés juniors et seniors. Il est évident que les bonnes relations professionnelles ont des répercussions positives sur la satisfaction des employés, ce qui permet de réduire le taux de rotation.
Un grand nombre d’outils permet d’atteindre ces deux objectifs, comme par exemple, Jamespot, Talkspirit, Jive ou Yammer. Chacun de ces outils possède des caractéristiques propres, qui seront plus ou moins adaptées selon le type d’entreprises.
2. Les outils de gamification
Ce type de solution permet aux entreprises d’améliorer la motivation des employés à travers l’utilisation d’outils et de techniques propres au jeu, d’où son nom (« game » signifie « jeu » en anglais).
Ils peuvent être utilisés dans n’importe quel service et répondent à des situations très diverses, comme motiver les agents commerciaux ou encourager les employés à prendre part aux activités proposées par l’entreprise.
Pour cela, l’entreprise doit définir les tâches, les processus ou les activités qu’elle souhaite promouvoir, puis établir des récompenses – niveaux, rankings, badges, coins – afin que les employés se sentent motivés et qu’ils puissent donner le meilleur d’eux-mêmes.
Parmi les plateformes de gamification les plus populaires, nous retrouvons Ozact ou MyCrowdCompany.
3. Les plateformes d’e-learning
Nous vivons à l’heure du life-long learning, que l’on peut définir comme étant la responsabilité de chaque personne à prendre en main sa propre formation continue en matière de connaissances et de gestion des outils.
Pour rendre la formation des employés plus accessible, de nombreuses entreprises utilisent des plateformes d’apprentissage, les LMS (Learning Management System), qui font office de salles de formations virtuelles en proposant des cours adaptés aux organisations.
Le fait que les entreprises proposent des formations à leurs travailleurs, facilitant ainsi leur développement professionnel, est l’un des facteurs les plus appréciés des Millennials, de plus en plus présents dans la vie active.
C’est pourquoi l’intégration de ce type d’outil n’a pas seulement vocation à améliorer les capacités des employés actuels, c’est également une façon très efficace d’attirer les employés potentiels.
Les plateformes d’e-learning les plus utilisées aujourd’hui sont Coursera, edX ou Moodle.
4. Les plateformes de gestion de fiches de paie
Les logiciels de gestion de fiches de paie font partie des outils de base que l’on retrouve dans pratiquement tous les services de ressources humaines.
De nombreuses entreprises développent aujourd’hui des solutions de gestion des fiches de paie et d’administration générale des ressources humaines. Elles sont dédiées aussi bien aux PME qu’aux grandes compagnies. Les plus connues sont Sage, PayFit et Factorial.
5. Les solutions de signature électronique
Tous les services des ressources humaines doivent régulièrement demander à leurs employés la signature de certains documents, que ce soit lors du recrutement, de l’onboarding ou encore tout au long de la vie professionnelle. Avec un logiciel de signature électronique, la gestion de toutes ces démarches administratives est optimisée et les employés peuvent signer en ligne en toute simplicité.
Les bénéfices pour les services RH qui utilisent la signature électronique sont nombreux : meilleure productivité des employés du service, réduction des coûts, meilleure couverture juridique, culture d’entreprise moderne, diminution de l’impact environnemental (zéro papier), etc.
«Gràce à Signaturit nous avons pu passer au 0 papier dans notre service RH ! Cel comporte un double avantge: s’inscrire dans notre démarch RSE et nous faire gagner du temps avec 2000 scans en moins dans l’année.»
Loreleï Barbara | Chargée de missions RH de Meilleurs Agents
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