Quel est le ROI de la signature électronique ?

Pour chaque dépense dans une entreprise, il est important de prendre en compte son ROI pour décider quand et où allouer les ressources financières. Pour l’adoption d’un logiciel de signature électronique, comme pour tout autre outil numérique, il est nécessaire d’avoir des chiffres clairs pour aider à prioriser sa mise en place.

Savez-vous combien vous pouvez économiser en utilisant notre signature électronique au lieu du papier ? Si vous n’êtes pas certain de connaître le retour sur investissement d’une solution de signature électronique, cet article est fait pour vous.

Définition du Retour sur investissement (ROI)

Le Retour sur investissement ou ROI de l’anglais « Return on investment » permet de comparer le coût de l’investissement réalisé et les gains (ou perte) engendrés en retour.

Ce dernier est exprimé en pourcentage. C’est indicateur est très utile pour évaluer la rentabilité d’un investissement et permet donc aux entreprises d’orienter leur choix en matière d’investissement. Ainsi plus le pourcentage est élevé, plus l’investissement est rentable.

Pour l’investissement dans un logiciel de signature électronique, le ROI se calcule de la manière suivante :

ROI = ((Coût annuel moyen du processus papier – Coût annuel moyen de la solution de signature électronique) / Coût annuel moyen de la solution de signature électronique) x 100

Quels sont les gains d’utiliser une solution de signature électronique ?

Si les coûts d’une solution de signature électronique sont facilement calculables (= prix du forfait souscrit auprès du prestataire de signature électronique), il peut être plus complexe de calculer les gains liés à l’investissement. En effet, de nombreux facteurs entrent en compte, parmi lesquels :

Réduction des coûts

La première chose à laquelle on pense en termes d’économies liées à la signature électronique est bien évidemment la réduction des coûts liés à l’utilisation du papier. Avec la signature électronique, vous n’avez :

✔️ Plus besoin d’imprimer les contrats ⇒ Économies : papier, encre, entretien des imprimantes…
✔️ Plus besoin d’envoyer les contrats par courrier ⇒  Économies : affranchissement, enveloppes, coursiers, etc.
✔️ Plus besoin d’archiver les documents en format papier ⇒ Économies : fournitures de bureau (classeurs, boîtes à archive…), espaces d’archivage…

Gains de productivité

La gestion des contrats, que ce soit au sein d’un service RH, commercial ou encore administratif, demande un certain nombre d’heures de travail pour les collaborateurs en charge : préparation des contrats, impression, envoi aux signataires, suivi et relance, numérisation, archivage, etc.

Et qui dit heures de travail, dit coût pour l’entreprise. Avec la signature électronique, vous pourrez réduire les heures de travail dédiées à la gestion de ces tâches.

En effet, la signature électronique permet de simplifier et d’automatiser l’ensemble du cycle de vie des contrats. Avec un logiciel de signature électronique, vous pouvez notamment :

• Créer des modèles de documents pour les envois récurrents ;
• Configurer des circuits de validation et de signature des documents ;
• Programmer des rappels automatiques aux signataires ;
• Programmer une date d’expiration du document envoyé à signer (pour les offres commerciales à durée limitée par exemple)
• Déclencher des actions automatiquement suite à la signature du contrat  : transmission des informations dans le système de l’entreprise, archivage du contrat, génération de la facture, préparation de la commande, etc.

En outre, l’utilisation d’un logiciel de signature électronique permet de limiter les risques d’erreurs et la perte de documents.

Les collaborateurs peuvent ainsi dédier leur temps à des tâches ayant une plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.

« Je recommande la solution de Signaturit car elle permet d’obtenir la signature des contrats de travail presque immédiatement. Le gestionnaire du personnel met 10 secondes à envoyer le contrat au travailleur et celui-ci peut le signer quand et où il souhaite. »

Manuel Gerbolés, Directeur de l’Administration du Personnel d’ISS Facility Services

En savoir plus sur le cas client d’ISS Facility Services

Hausse des ventes

Ce dernier point peut être plus difficile à calculer cependant il est important de le prendre compte si la signature électronique est utilisée dans des processus de contractualisation avec des clients. La signature électronique permet de simplifier et de moderniser le parcours client, que ce soit de la vente B2C ou B2B, à distance ou en magasin. Et cela a pour effet direct de dynamiser les ventes. 

Prenons l’exemple d’une souscription à un service en ligne. Dès que le client se décide pour un service, il peut signer le contrat immédiatement depuis le site Internet ou l’application, en toute simplicité. Il n’a plus besoin par exemple de l’imprimer pour le renvoyer par courrier ou encore le scanner, le risque d’abandon est donc réduit. Le parcours de souscription est simplifié, 100% digital et sans rupture.

“La solution de signature électronique de Signaturit nous a permis de significativement accélérer l’ouverture de comptes de nos clients.”

Edouard Mandon, VP Product d’iBanFirst

En savoir plus sur le cas client d’iBanFirst

Le calculateur ROI de signature électronique de Signaturit

Pour vous aider à calculer le ROI de la signature électronique dans votre entreprise, Signaturit a développé un calculateur ROI. Ce dernier reflète ce qu’une entreprise économise en passant d’un processus de signature papier à un processus de signature électronique.

Comment calculer le ROI de signature électronique de Signaturit ?

Pour cela, il vous suffit de vous rendre sur la page de notre calculateur et de répondre aux questions suivantes :

1. Combien de documents devez-vous envoyer pour signature par mois ?
2. Combien de personnes doivent signer chaque document ?

Suite à cela, notre outil calculera automatiquement le ROI pour votre entreprise. Ainsi que :

• Vos économies mensuelles
• Vos économies mensuelles par document
• Vos économies annuelles

À savoir : Pour réaliser le calcul, nous évaluons d’un côté vos besoins de signature pour vous proposer le forfait Signaturit le plus adapté. D’un autre côté, nous calculons le coût moyen d’un processus de signature papier, en prenant en compte ces 2 critères principaux :

• Les dépenses liées à la gestion papier : papier, encre, affranchissement, etc.
• Les coûts liés au temps de gestion : impression, numérisation, préparation des envois postaux, suivi et rappels aux signataires, gestion des pertes de documents et archivage des documents.

Par exemple :

Si vous envoyez en moyenne 5-15 documents à signer par mois, nous calculons qu’en utilisant notre solution de signature électronique, votre ROI sera de 401% et que vous réaliserez 1 683€ d’économies par an.

Si vous envoyez en moyenne 205-400 documents à signer par mois, nous calculons qu’en utilisant notre solution de signature électronique, votre ROI sera de 1 631% et que vous réaliserez 5 490€ d’économies par an.

Plus le volume de documents à signer sera élevé, plus le ROI le sera pour des raisons d’économies d’échelle.

À vous de faire votre calcul maintenant ! Découvrez le ROI de notre solution de signature électronique pour votre entreprise en cliquant ici.

Note : Bien que nous ayons pris les mesures nécessaires pour rendre ce calculateur précis, les calculs sont des estimations et ne constituent pas une offre formelle. 

Calcul de l’impact environnemental d’utiliser la signature électronique

Comme bénéfice supplémentaire, nous calculons également la réduction de l’impact environnemental de passer au 0 papier dans vos processus de contractualisation.

Par exemple, si vous envoyez environ 20-50 documents à signer par mois :

Conclusion

Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous aurez toujours intérêt à adopter la signature électronique. Et si vous connaissez exactement votre ROI, vous pourrez présenter les données au reste de votre équipe afin qu’ils ne sous-estiment pas la valeur de cet outil et puissent prioriser ce projet de transformation digitale.

Accédez à notre calculateur et découvrez le retour sur investissement de votre entreprise en répondant à deux questions simples !