Le mandat SEPA : comment obtenir sa signature de manière agile ?

Le mandat SEPA est un document ayant pour objectif de simplifier et d’automatiser les paiements récurrents. Comme la majorité des contrats, vous pouvez aujourd’hui dématérialiser le mandat SEPA et le signer en ligne à l’aide d’une solution de signature électronique. Une solution avantageuse pour le créancier, tout comme pour le débiteur ! Dans cet article nous vous expliquons en détail, comment signer électroniquement un mandat SEPA et quels sont les bénéfices.

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Qu’est-ce qu’un mandat de prélèvement SEPA ?

SEPA signifie « Single Euro Payments Area » : il s’agit d’un espace unique de paiement en euros. La zone SEPA comprend 34 États membres dont les 27 membres de l’Union européenne. Elle a pour objectif de simplifier les virements bancaires et les paiements par prélèvement automatique.

Un prélèvement SEPA est un moyen de paiement automatisé permettant de régler ses dépenses ponctuelles ou régulières en euros. Le mandat SEPA est l’autorisation que donne le débiteur au créancier de le prélever à tout moment sur son compte bancaire, sous condition de l’en informer au préalable.

Quelles sont les conditions de validité d’un mandat SEPA ?

Les éléments à inclure dans le mandat SEPA

Le mandat SEPA doit impérativement contenir au minimum les données suivantes pour être valable :

• Le titre “Mandat de Prélèvement SEPA” ;
• La Référence Unique de Mandat (RUM) ;
• Les coordonnées du payeur (nom et adresse), l’IBAN ou le RIB du débiteur et le code BIC de la banque du débiteur ;
• L’identifiant du créancier SEPA (ICS) ;
• Les coordonnées du créancier (nom et adresse) ;
• Des mentions concernant l’autorisation du prélèvement et les modalités de remboursement ;
• Le type de paiement ;
• Le lieu et l’heure de la signature ;
• La (les) signature(s) ;

Source : GOCARDLESS – Éléments obligatoires du mandat de prélèvement 

Mandat SEPA papier et mandat SEPA électronique

Le mandat SEPA peut exister sous deux formes : au format papier ou au format électronique. Dans les deux cas, le contenu du mandat est strictement contrôlé (voir obligations ci-dessus), mais pas le forme (mise en page).

Le mandat SEPA papier :

Pour que le mandat SEPA papier soit valide, le débiteur doit remplir tous les champs obligatoires (même s’il a déjà fourni préalablement ces informations sur d’autres documents). Une fois le mandat papier complété et signé de façon manuscrite, le débiteur doit le retourner au créancier par courrier. 

Suite à cela, le créancier doit convertir les informations écrites du mandat signé en données électroniques. Ces données doivent être envoyées à la banque lors de chaque prélèvement.

Enfin le mandat doit être conservé comme preuve d’autorisation de prélèvement SEPA : il peut être soit archivé en format papier (document original) ou en format numérique conformément aux exigences légales.

Le mandat SEPA électronique :

De la même manière que pour le mandat papier, le débiteur doit remplir tous les champs obligatoires du document électronique. Il doit ensuite le signer en utilisant une solution de signature électronique juridiquement contraignante. Une fois signé, le mandat est retourné automatiquement au créancier.

Enfin les données du mandat doivent être extraites du document électronique pour être archivées électroniquement. Aucune version physique du mandat ne doit être archivée. 

A savoir :

Le mandat SEPA électronique doit répondre aux exigences de l’article 1366 relatif à tout document dématérialisé :

“L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.”

Et la solution de signature électronique doit répondre aux exigences de l’article 1367, à savoir aux exigences d’une signature électronique avancée selon le Règlement eIDAS  :

“La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité à l’acte.

Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat.”

Les bénéfices de signer électroniquement vos mandats SEPA

• Sécurisation : la signature électronique permet d’identifier le signataire et de garantir l’intégrité des données. Cette solution permet de limiter de manière efficace la fraude aux mandats SEPA ;
• Accélération du processus : le délai d’attente pour obtenir les mandats signés est réduit de manière significative. Le client reçoit le mandat SEPA immédiatement, et peut le signer en quelques secondes.
• Meilleure expérience client : le client peut signer son mandat SEPA en ligne en toute simplicité (pas besoin d’imprimante/scanner).
• Gestion optimisée des mandats SEPA : automatisation des processus, possibilité d’effectuer un suivi de la signature en temps réel, réduction des risques de pertes, etc.

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« Signaturit nous a permis d’automatiser tous les processus de signature de mandats et contrats. Pour nos clients, Signaturit a facilité le processus de souscription à Gana Energía. »

Sara Moreno, Directrice de Communication et Marketing de Gana Energía.

Cas client d’iBanFirst : signature électronique du contrat d’ouverture de compte et du mandat SEPA

iBanFirst, acteur international des services financiers, fournit une plateforme dédiée aux transactions multidevises et un ensemble de services financiers répondant aux besoins opérationnels quotidiens des PME et des ETI.

Depuis 2017, iBanFirst a intégré la solution de signature électronique avancée de Signaturit dans son parcours d’ouverture de compte. Cette solution permet à leurs clients de signer leur contrat d’ouverture de compte et leur mandat SEPA en ligne, depuis leur ordinateur ou tablette, en quelques secondes. 

Les étapes du parcours d’ouverture de compte :

1. Le client remplit le formulaire en ligne de demande d’ouverture de compte sur le site d’iBanFirst.
2. Une fois le client qualifié par un chargé de compte, il reçoit un e-mail qui le redirige vers un parcours d’ouverture de compte en ligne.  
3. Le client remplit ses informations, puis il signe le contrat d’ouverture de compte et le mandat SEPA en ligne directement depuis la plateforme d’iBanFirst.
4. Les informations sont transmises automatiquement aux équipes opérations et conformité d’iBanFirst. 
5. Une fois validé, le client peut accéder à son compte et utiliser les services d’iBanFirst.

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