La signature électronique pour les notaires

Les études notariales ont été fortement impactées par la crise sanitaire, qui lors du confinement ont vu leur activité paralysée. En effet, bien que les notaires aient commencé depuis quelques années leur transformation digitale, notamment en s’équipant de tablettes permettant la signature électronique d’actes authentiques, la transition est délicate pour cette profession très encadrée d’un point de vue juridique. Par exemple, la signature électronique à distance reste encore peu utilisée, alors que cette dernière constitue une véritable opportunité pour les notaires, même au-delà de la crise du covid-19 !

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Retour sur la signature électronique et la législation qui l’encadre

Au niveau européen, la validité et les effets juridiques des signatures électroniques sont régis par le Règlement (UE) n° 910/2014, dit « eIDAS ».

Le Règlement eIDAS, qui est directement applicable en France et dans toute l’UE, établit les exigences minimales pour considérer une signature électronique comme valide, ainsi que ses effets juridiques.

Conformément aux dispositions du Règlement eIDAS, il existe trois types de signature électronique, chacune avec un niveau de sécurité différent :

• Signature électronique “simple” : c’est la forme la plus basique de signature électronique. À titre d’exemple, une signature électronique simple peut se présenter sous forme d’une case à cocher.
• Signature électronique avancée : Il s’agit d’une signature électronique qui nécessite des exigences plus élevées que la signature électronique simple, c’est pourquoi elle bénéficie d’un degré de sécurité plus élevé. Ces exigences sont établies dans l’article 26 : 

1. Être liée au signataire de manière univoque ;
2. Permettre d’identifier le signataire ; 
3. Avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ; 
4. Être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable. 

• Signature électronique qualifiée : C’est le type de signature électronique qui offre le niveau de sécurité le plus élevé car, pour être considérée comme qualifiée, elle doit répondre aux exigences supplémentaires suivantes : être créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié et reposer sur un certificat qualifié de signature électronique.

Afin de disposer d’une véritable valeur juridique, la solution de signature électronique doit respecter les exigences de l’eIDAS et le prestataire doit être reconnu comme Prestataire de Services de Confiance Qualifiés (audité et certifié par l’organe de contrôle du pays).

La signature électronique à distance pour les notaires

À l’exception des actes authentiques, comme l’avait rappelé le Conseil supérieur du notariat, certains documents gérés au quotidien dans les études notariales peuvent aujourd’hui être signés électroniquement à distance, au moyen d’une solution de signature électronique avancée certifiée eIDAS. Parmi ces documents on peut notamment citer :

• Procurations
• Actes sous seing privé
• Compromis de vente
• Décomptes financiers
• Conventions d’honoraires

Comme vu ci-dessus, la signature électronique avancée va permettre de garantir l’intégrité de l’acte signé et d’authentifier les signataires de manière sécurisée.

La signature électronique qualifiée pour les actes authentiques

Les actes authentiques peuvent être signés électroniquement au moyen d’un système de signature électronique qualifiée, mais sa signature ne peut être effectuée à distance, elle doit être faite devant un notaire sur un support numérique (une tablette).

➡️ Pour en savoir plus sur l’acte authentique électronique

À noter : La signature de procurations à distance permet d’avancer sur la signature d’actes authentiques, sans utiliser la signature électronique qualifiée. En effet, si le client ne peut pas se déplacer, il est possible d’établir une procuration. Dans ce cas, la procuration devra être donnée à l’un des collaborateurs de l’office, qui représentera physiquement le client. 

Quels sont les bénéfices d’utiliser la signature électronique pour les notaires ?

Premier avantage indéniable au vu de la situation que nous vivons actuellement : la signature électronique permet aux notaires de maintenir leur activité avec leurs clients en cas de limitation de déplacement.

Cette évolution des pratiques apporte également de nombreux autres bénéfices. Elle permet d’accélérer les processus de validation et de signature, en évitant notamment les délais supplémentaires liés à l’organisation de rendez-vous pour une signature en présentiel, et de simplifier la gestion des dossiers. Elle est particulièrement utile lorsque de nombreuses parties sont impliquées et sont géographiquement éloignées. En outre elle permet d’offrir une meilleure expérience client, en simplifiant les démarches administratives de ces derniers.

En résumé, cette solution simplifie le quotidien des notaires, et leur permet de gagner en efficacité en se concentrant sur leur cœur de métier. 

Notre solution de signature électronique avancée

La solution de signature électronique de Signaturit est certifiée eIDAS, en effet elle est référencée sur la liste de confiance de la Commission Européenne. Elle est donc reconnue par le Conseil supérieur du notariat. 

La solution de signature électronique de Signaturit permet à toute personne de signer à distance, de manière légale et sécurisée. Le processus pour le signataire est très simple : 

1. Il reçoit le document à signer par e-mail.
2. Il clique sur le lien et ouvre le document, depuis n’importe quel dispositif : ordinateur, tablette ou smartphone, sans avoir à télécharger d’application.
3. Il lit le document, accepte les conditions générales, et réalise le tracé de la signature (avec une souris, un pavé tactile, un stylet ou son doigt selon le dispositif.)
4. Il valide le processus signature.

 

Comment notre solution satisfait aux exigences de signature électronique avancée ?

Notre solution de signature électronique avancée satisfait aux exigences de l’article 26 du Règlement eIDAS de la manière suivante :

1. Afin de garantir que la signature est associée à un seul signataire, le document est envoyé à l’adresse e-mail ou au numéro de téléphone portable du signataire en question ;
2. Afin d’identifier le signataire, nous obtenons la géolocalisation au moment de la signature, les adresses IP d’origine et de destination de la demande, la date et heure de la signature et les données biométriques du graphe du signataire (pression, vitesse et accélération) ;
3. Le contrôle exclusif de la signature est garanti par la possibilité que nous offrons au signataire de signer le document en question à partir de n’importe quel appareil ayant accès à Internet (ordinateur, tablette, mobile) ; 
4. Nous empêchons toute modification ultérieure de la signature en garantissant l’intégrité du document. Pour garantir une intégrité absolue, nous chiffrons le document et incluons un horodatage qualifié qui garantit que les données du document n’ont pas été modifiées depuis le moment où il a été signé.

Signaturit offre donc toutes les garanties en matière de sécurité et de confidentialité.

Valeur juridique garantie : le document probant et les preuves électroniques

Avec Signaturit un document probant est généré pour chaque processus de signature électronique, accessible et téléchargeable à tout moment. Il regroupe toutes les informations pertinentes collectées lors du processus de signature, dont les preuves électroniques, pour garantir sa valeur juridique.

Il contient les éléments suivant :

• Identifiant unique de la transaction
• Nom du signataire et adresse e-mail
• Chaîne de contrôle (ex : envoyé, signé, etc.)
• Preuves électroniques, à savoir : adresse IP du périphérique de signature, géolocalisation, historique d’authentification, chaîne de traçabilité et statut complété
• Horodatage qualifié
• Données biométriques du signataire

Des fonctionnalités adaptées aux études notariales

La solution de Signaturit dispose de nombreuses fonctionnalités particulièrement utiles pour son utilisation par les notaires :

• Options d’authentification des signataires supplémentaires : Code OTP ou fichier à joindre (photo, pièce d’identité, etc.)
• Circuits de validation et de signature des documents
• Visibilité du processus à chaque étape (envoyé, ouvert, signé, etc.)
• Rappels automatiques aux signataires et délai d’expiration des documents envoyés
• Génération automatique d’un document probant contenant toutes les preuves électroniques pour chaque signature

Conclusion

Le notariat vit actuellement une véritable transformation, tant pour s’adapter au nouveau contexte, que pour répondre aux attentes digitales de leurs clients. Dans ce contexte, la signature électronique s’est devenue l’outil indispensable d’une étude notariale moderne, centrée sur l’expérience client.

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