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L’immobilier est depuis quelques années en pleine digitalisation, et tous les pans du secteur sont aujourd’hui concernés, tels que la construction, la commercialisation ou encore la gestion de biens. Dans cet article, nous allons nous intéresser de plus près à la digitalisation des processus de location avec la signature électronique du bail locatif. Légalité, avantages et fonctionnement… On répond à toutes ces questions sur cette solution technologique bientôt irremplaçable.
Signature électronique et bail locatif : légalité
Dans l’Union européenne, la signature électronique est encadrée par le Règlement (UE) no910/2014 dit « eIDAS ». Le Règlement eIDAS, qui est directement applicable dans toute l’UE, établit les exigences minimales pour considérer une signature électronique comme valide, ainsi que ses effets juridiques.
Au-delà de l’application directe du Règlement eIDAS, la valeur juridique de la signature électronique est reconnue en France par son Code civil, dans ses articles 1366 et 1367. En outre, la signature des baux locatifs n’est soumise à aucune restriction de forme. Ils peuvent donc être conclus légalement en utilisant une signature électronique répondant aux exigences de la loi.
À noter d’ailleurs que la loi ELAN de 2018 encourage la dématérialisation du secteur, et notamment du processus de location avec le bail numérique.
Les avantages pour les agents immobiliers de signer un bail à distance
Accélérer la location des biens immobiliers
La signature électronique permet de signer les baux à distance, cela signifie qu’il n’est plus nécessaire d’organiser de rendez-vous physique entre le propriétaire, le locataire et l’agent pour signer le contrat. Un gain de temps, car qui dit organisation de rendez-vous, dit délai supplémentaire pour la signature. En effet, il peut parfois être difficile réunir toutes les parties prenantes au même moment, au même endroit, compte tenu des agendas de chacun, notamment si les propriétaires n’habitent pas à proximité de leur bien.
Accélérer la location des biens immobiliers
La signature électronique permet de signer les baux à distance, cela signifie qu’il n’est plus nécessaire d’organiser de rendez-vous physique entre le propriétaire, le locataire et l’agent pour signer le contrat. Un gain de temps, car qui dit organisation de rendez-vous, dit délai supplémentaire pour la signature. En effet, il peut parfois être difficile réunir toutes les parties prenantes au même moment, au même endroit, compte tenu des agendas de chacun, notamment si les propriétaires n’habitent pas à proximité de leur bien.
À l’inverse, avec la signature électronique, le contrat peut être signé immédiatement, dès un accord trouvé. La conclusion du contrat est donc accélérée, limitant les risques de désistement de la part du locataire.
Offrir une meilleure expérience client
La signature électronique permet aux agences immobilières de se démarquer de la concurrence, en offrant un service de qualité, rapide et efficace. D’un côté cette solution permet de simplifier les démarches aux investisseurs immobiliers, qui n’ont plus besoin de se déplacer pour signer le bail. Ils peuvent signer le contrat en toute simplicité, à tout moment, où qu’ils se trouvent.
D’un autre côté, cela permet de réduire le délai entre chaque locataire et ainsi d’initier le paiement du loyer au propriétaire au plus vite. Un avantage également pour l’agent immobilier qui recevra sa commission plus rapidement.
« Les clients apprécient l’aspect pratique et la rapidité du processus de signature, et à vrai dire, ils ne comprennent pas qu’une signature s’effectue encore sur papier alors qu’au quotidien, ils réalisent leurs achats de manière digitale. »
José Morales, responsable TIC d’Acciona Immobilier
Optimiser la gestion administrative
Utiliser un outil de signature électronique permet également de simplifier les démarches administratives liées à la signature de contrats. En dématérialisant et en automatisant le processus de bout en bout (création du document, envoi, suivi, signature, archivage), le temps de gestion nécessaire est réduit. Les agents immobiliers peuvent donc se consacrer à 100% à leur cœur de métier : recherche de nouveaux biens, visites, etc.
En outre, en éliminant l’impression des milliers de pages de contrats par an, cette solution a un impact positif sur l’environnement.
Comment signer électroniquement un bail de location ?
Les agences immobilières qui souhaitent signer leurs baux locatifs électroniquement doivent s’équiper d’un logiciel de signature électronique. Pour garantir la valeur juridique des documents signés, il est important que le prestataire choisi soit reconnu comme Prestataire de services de confiance, tel que Signaturit. Cela signifie que les solutions de signature électroniques offertes par le prestataire sont en conformité avec le Règlement eIDAS.
Comment fonctionne le processus d’envoi et de signature de contrat avec Signaturit ?
La solution de Signaturit est simple d’utilisation et la prise en main est rapide pour les agents immobiliers. Elle permet d’envoyer facilement et rapidement des contrats à signer. Voici les étapes à suivre :
- L’agent immobilier télécharge le bail de location sur la plateforme de Signaturit.
- Il configure le document en ajoutant les champs de signature et les autres champs d’informations à remplir par les signataires (prénom, nom, date, etc.).
- Il configure l’envoi en sélectionnant les signataires et en personnalisant le message de l’e-mail que recevront les signataires. Il a également la possibilité de configurer des rappels automatiques aux signataires en cas de non-signature.
- Il valide l’envoi.
Suite à cela le processus de signature est lancé et suit les étapes suivantes :
- Le futur locataire reçoit un e-mail avec un lien pour accéder au processus de signature. Il peut y accéder depuis l’appareil de son choix (smartphone, tablette, ordinateur), sans avoir à télécharger d’application ou à se créer un compte sur Signaturit.
- Il lit le document, remplit les champs demandés et signe en réalisant le tracé de sa signature, avec son doigt, sa souris ou un stylet selon le dispositif utilisé. Puis il valide le processus.
- Une fois signé par le locataire, le propriétaire reçoit automatiquement à son tour un e-mail avec la demande de signature. Il signe le document en suivant les mêmes étapes expliquées ci-dessus.
- Une fois signé par le propriétaire, une copie du contrat signé est envoyée aux trois parties : locataire, propriétaire et agent immobilier.
Facile, non ?
Sachez que si vous utilisez un logiciel immobilier, vous avez la possibilité d’intégrer notre solution de signature électronique via API. Une solution optimale, qui vous permettra d’envoyer et de gérer la signature de vos contrats directement depuis votre logiciel.
Conclusion
La signature électronique permet aujourd’hui de signer électroniquement la quasi-totalité des documents et contrats qui transitent dans une agence immobilière, tels que les compromis de vente ou encore les mandats de vente. Si vous aussi vous souhaitez simplifier et accélérer la signature de vos contrats, nous vous invitons à réaliser un essai gratuit de notre plateforme de signature électronique. C’est sans engagement !
