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Clients, fournisseurs, partenaires… Les entreprises reçoivent et émettent tous les jours de nombreux documents officiels contenant des tampons commerciaux. Mais à quoi servent ces cachets contenant les coordonnées de l’entreprise ? Ont-ils une valeur juridique ? Comment dématérialiser vos processus de contractualisation ? On vous explique tout dans notre article.
Un tampon d’entreprise ou cachet commercial est un sceau de reconnaissance à l’usage d’une entreprise. De manière générale les tampons d’entreprise comprennent les informations suivantes :
- Nom de la société
- Forme juridique (SARL, SAS, etc.)
- Capital social
- Adresse de l’entreprise
- Numéro d’identification (SIRET par exemple)
- Coordonnées du contact
Le tampon peut être apposé sur les documents officiels fournis aux clients : factures, devis, etc.
Quelle est la valeur juridique du tampon d’entreprise ?
Le tampon d’entreprise n’est pas obligatoire et n’a pas de valeur juridique. Chaque entreprise est libre de choisir d’en utiliser un ou non.
Et cela peut s’expliquer par deux raisons. Premièrement le tampon ne fait que reprendre les informations obligatoires déjà présentes dans le document. Deuxièmement, aucun justificatif n’est demandé pour créer un tampon d’entreprise. Cela signifie qu’une personne pourrait facilement se faire créer un tampon au nom de n’importe quelle société. Il ne peut donc pas avoir valeur d’authentification.
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À quoi sert le cachet commercial ?
Le cachet commercial n’a pas la même finalité que la signature d’un document. Il n’a pas pour objectif de donner son accord sur un acte, mais remplit un rôle d’information.
Dans les documents officiels (factures, devis…), l’entreprise se doit de faire apparaître certaines informations. Le cachet commercial rappelle ces informations et offre une meilleure visibilité. Il permet donc une rapide et facile identification de la société pour ses clients notamment.
Le tampon d’entreprise joue également un rôle de confiance. Il permet de rassurer les interlocuteurs et de donner de la crédibilité à l’entreprise.
Tampon d’entreprise et signature électronique
Comme nous l’avons vu précédemment, le tampon ne remplace en aucun cas la signature des documents. Il n’a aucune valeur légale et reprend des informations déjà présentes dans le document. Cette pratique, intrinsèquement liée au processus papier, relève avant tout des habitudes. Elle n’a pas de réelle utilité, ne serait-ce que pour rassurer les clients.
De nos jours, de plus en plus d’entreprises dématérialisent leur processus de signature de documents, laissant de côté ces pratiques qui peuvent paraître aujourd’hui désuètes. Si vous souhaitez sécuriser vos processus de contractualisation et apporter plus de confiance à vos interlocuteurs, la signature électronique est la solution ! En effet, elle permet de signer tous documents et contrats, de manière sécurisée et légale.
La solution de signature électronique de Signaturit
Notre solution de signature électronique permet de signer des documents en ligne de manière rapide et efficace. Le destinataire peut signer simplement où qu’il se trouve, depuis le dispositif de son choix (PC, tablette, smartphone), sans avoir à télécharger d’application.
Signaturit est reconnue comme Prestataire de services de confiance, cela signifie que ses solutions sont conformes à la législation européenne et française en matière de signature électronique (Règlement eIDAS).
« En tant que cabinet d’avocats, nous avons trouvé avec Signaturit la meilleure solution, à ce jour, en termes de force probante de la signature électronique notamment. »
Valérie Chavanne, Avocate et fondatrice de LegalUp Consulting
Pourquoi dématérialiser vos processus de signature de documents ?
Dématérialiser ses processus de contractualisation avec la signature électronique comporte de nombreux avantages :
Gain de temps
Sur papier, les processus de gestion de contrats sont lents et peu agiles en raison des délais pour retourner les documents signés, alors qu’avec la signature électronique, c’est une question de minutes. Le destinataire peut signer le document immédiatement, où qu’il se trouve, évitant les retards inutiles et accélérant la conclusion des accords.
Meilleure efficacité de la gestion des contrats
Avec la signature électronique, les différentes étapes de la gestion des contrats sont simplifiées et automatisées : création, envoi, suivi, archivage… Les erreurs, la perte de documents et les retards dans les processus sont ainsi évités. Et tous les documents sont archivés électroniquement, facilitant leur recherche, consultation et partage.
Plus grande productivité et satisfaction des employés
Avec la signature électronique, les employés peuvent effectuer leur travail de la manière la plus efficace possible. Ils ne perdent plus de temps avec des tâches répétitives et fastidieuses (impression, numérisation, envoi …). Ils peuvent consacrer leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. La signature électronique constitue également un facteur de satisfaction et de motivation pour les employés, qui se sentent plus productifs et valorisés.
Réduction des coûts
Avec la signature électronique, les coûts inhérents à la gestion documentaire sont réduits. Des économies sont réalisées sur la consommation de papier et d’encre, l’entretien des imprimantes, les envois postaux et les fournitures de bureau pour archiver les documents.
Amélioration de l’expérience client
Le degré de satisfaction des clients s’améliore considérablement, car ils n’ont plus besoin de déplacer pour signer un document, ni à imprimer et scanner un document pour l’envoyer signé. La signature électronique modernise et simplifie le parcours d’achat du client.
Meilleure couverture juridique
La signature électronique apporte une plus grande sécurité aux contrats que la signature traditionnelle manuscrite. Elle offre une traçabilité complète du processus de signature grâce aux preuves électroniques. Aussi, elle permet d’identifier le signataire et garantit l’intégrité du document.
Respect de l’environnement
L’utilisation de la signature électronique permet de réduire considérablement la consommation de papier dans un bureau. Et cela a un impact positif sur l’environnement, limitant la déforestation et la grande consommation d’eau nécessaire à la production de papier.
Vous connaissez maintenant tous les bénéfices de la signature électronique. Alors prêt à passer le pas ? N’hésitez pas à tester gratuitement notre plateforme dès maintenant. Vous pourrez tester par vous-même la simplicité de son fonctionnement, découvrir ses fonctionnalités et signer votre premier document en ligne.
