Tout savoir sur les logiciels SaaS : fonctionnement et avantages

Lorsqu’une entreprise opte pour un logiciel, par exemple pour gérer sa relation client ou encore ses ressources humaines, elle a le choix entre un large choix de solutions. Parmi celles-ci, les logiciels SaaS. Que sont ces logiciels et comment fonctionnent-ils au sein des entreprises ? Quels sont leurs avantages ? 

SaaS ou Software as a Service : définition

Les logiciels SaaS (Software as a Service ou Logiciel en tant que service en français) sont arrivés au tournant des années 2000, autrement dit quand Internet s’est démocratisé partout dans le monde, à commencer par les États-Unis. Le Cloud Computing, dont ils font partie, s’est alors imposé. 

Plutôt que d’acheter un logiciel et de l’installer sur chaque poste de travail, le principe du SaaS consiste à utiliser un logiciel hébergé dans le Cloud, au moyen d’un abonnement. Voire gratuitement dans certains cas.

En tant que professionnel, chacun utilise tous les jours de nombreux logiciels SaaS. Ce sont aussi bien les CRM pour la relation client, que les logiciels de prospection, de comptabilité, de bureautique ou encore ceux permettant la signature électronique. Plus largement, ce sont toutes les solutions que l’on utilise en ligne et pas seulement au bureau ! De fait, il n’est pas nécessaire de télécharger un logiciel. 

Comment fonctionne le mode SaaS ?

Le mode SaaS fonctionne avec une connexion à un service en ligne et, dans la plupart des cas pour une utilisation professionnelle, avec un abonnement. Les collaborateurs de l’entreprise ont alors accès à des services – plus ou moins étendus en fonction de leur fonction – qu’ils peuvent utiliser partout et sur tous les supports (ordinateur, smartphone, tablette) en se connectant à leur compte. 

Quelles différences entre SaaS et On-Premise ?

Le mode On-Premise est une solution classique par paiement de licence avec un logiciel installé sur les postes de travail. Mais ce type de solution est aujourd’hui contraire à l’indispensable transformation numérique des entreprises. Et pour cause : le logiciel est uniquement installé sur les ordinateurs, et par conséquent pas sur les autres outils en mobilité. Avec le télétravail, cela devient impossible d’utiliser de telles solutions.

De plus, les mises à jour du logiciel nécessaires à son efficacité et à sa sécurité doivent être faites par l’entreprise. Sans quoi elle s’expose à des risques.

Quels sont les avantages des logiciels SaaS ? 

Ce type de logiciel s’est multiplié dans les entreprises et même chez les particuliers pour une raison évidente : le côté pratique d’une simple connexion sur une plateforme internet ou une application. Et cela recouvre de nombreux autres bénéfices pour les entreprises comme pour les collaborateurs.

Des avantages techniques et de sécurité 

• Pour les entreprises, cela veut surtout dire ne plus installer de logiciels lourds sur chaque poste de travail. 
• Pour les services informatiques : aucune maintenance, ni mise à jour. Car avec les logiciels SaaS, toutes les évolutions sont gérées par les éditeurs. Autrement dit, l’entreprise paie son abonnement et profite de tous les avantages apportés par la solution. 
• La sécurité des données est garantie. La norme ISO/CEI 27001 atteste que l’éditeur de logiciel répond aux exigences les plus strictes relatives aux systèmes de management de la sécurité des informations.
• Les solutions SaaS sont conformes aux réglementations qui évoluent régulièrement, à commencer par le RGPD.

Des avantages économiques 

• Puisque les informaticiens internes ne se chargent pas des mises à jour, de la sécurité et de la maintenance en général, les coûts sont beaucoup moins élevés en comparaison d’un logiciel installé sur place. 
• Les abonnements sont par ailleurs entièrement personnalisés. Une entreprise qui n’a pas besoin de certains services n’est pas obligée de les prendre dans un pack. De la même façon, elle paie en fonction du nombre d’utilisateurs. Les possibilités du sur-mesure dépendant bien sûr de chaque éditeur. Dans tous les cas, les entreprises ne paient que pour ce qu’elles utilisent, de manière proportionnée.
• Un gain de temps important grâce à des solutions utilisables tout de suite. Si bien qu’à l’arrivée d’un nouveau collaborateur, il suffit de lui créer un compte.

Des avantages sur les modes de travail 

• Un autre principal bénéfice des logiciels SaaS repose sur la mobilité. Au bureau, en télétravail, en mobilité, il est possible d’accéder au logiciel. Un identifiant et un mot de passe suffisent. Une entreprise qui entame sa transformation numérique commence bien souvent par choisir des solutions clés en main et par conséquent des logiciels SaaS.
• Les solutions de ce type sont aussi un outil de collaboration. La plupart contiennent des messageries internes et permettent de travailler ensemble sur les mêmes documents.
• Les logiciels SaaS sont aussi propices à la productivité, par leur usage mobile, et au suivi de l’activité. Celui-ci est possible grâce à des tableaux de bord personnalisés qui facilitent le pilotage.

À noter que les logiciels SaaS ont tout même quelques inconvénients :

• Ils peuvent être en maintenance et par conséquent inutilisables pendant un certain temps. Mais cela ne dure jamais bien longtemps. Les mises à jour très importantes sont faites la nuit pour éviter la coupure de service.
• En cas de coupure internet, difficile de les utiliser. Mais la plupart proposent un mode hors-ligne sur certaines fonctionnalités. Cela étant, ces pannes d’internet restent rares et les bugs d’un logiciel on-premise sont plus gênantes, nécessitant l’intervention du service informatique.

Notre logiciel SaaS de signature électronique 

Signaturit offre un logiciel de signature électronique en mode SaaS. Comme expliqué ci-dessus, son utilisation ne requière aucune installation. L’utilisateur a juste à se connecter sur la plateforme pour gérer la signature de ses contrats et documents. Il peut donc envoyer des documents à signer où qu’il se trouve, en toute simplicité.

Pour signer électroniquement des documents, même principe. Les signataires peuvent signer en ligne à tout moment, où qu’ils se trouvent, depuis l’appareil de leur choix (ordinateur, tablette ou smartphone) ayant accès à Internet. Ils n’ont pas besoin de télécharger d’application spécifique, ni de se créer un compte Signaturit. Voici en bref les étapes à suivre :

1. Le signataire reçoit un e-mail avec un lien pour accéder au processus de signature.
2. Il clique pour ouvrir le document et le lire.
3. Il le signe en ligne en dessinant le tracé de sa signature, avec son doigt, sa souris ou un stylet, selon l’appareil utilisé.
4. Il valide le processus de signature et reçoit une copie du document signé par e-mail.

 Cette solution très pratique permet de simplifier et d’accélérer la signature de contrats dans les entreprises, tout en garantissant la sécurité et la légalité du processus. 

Si vous souhaitez découvrir le fonctionnement de notre plateforme de signature électronique, sachez que nous proposons un essai gratuit de 7 jours. Vous pourrez ainsi faire le test par vous-même d’envoyer un document à signer depuis la plateforme et de le signer en ligne.

Conclusion

Les logiciels SaaS sont aujourd’hui essentiels à toutes les entreprises pour leur croissance. D’un haut niveau de sécurité, simples, sans la moindre installation, ils facilitent le quotidien des collaborateurs et la rapidité des actions.