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Parmi tous les nouveaux outils qui existent pour gagner en productivité, il est parfois difficile de s’y retrouver. Mais certaines applications font vraiment la différence et proposent des fonctionnalités simples et efficaces. C’est notamment le cas de Zapier qui permet d’automatiser de nombreuses tâches chronophages et par conséquent de libérer du temps pour des actions à plus forte valeur ajoutée.
Zapier, qu’est-ce que c’est ?
Si le principe de Zapier est simple, cela demande néanmoins quelques éclaircissements.
Zapier, explications
Zapier vous permet depuis 2012 (eh oui, déjà !) de connecter entre elles toutes vos applications et de générer des automatismes au sein d’un workflow. Si vous êtes entrepreneur ou que votre poste vous oblige à constamment passer d’une application à une autre pour un suivi de dossier, Zapier vient à votre secours.
Il s’agit d’un principe simple, déjà utilisé par son principal concurrent IFTTT : un déclencheur (trigger) génère des actions consécutives sur d’autres applications. Pour cela, Zapier est connecté à plus de 3 000 applications à travers son API. Il y a donc de quoi créer ses propres automatismes, ou plus exactement ses Zaps. Pour cela, vous devez simplement choisir en amont comment les dominos doivent tomber et dans quel sens. Vous avez bien sûr la possibilité de modifier votre programmation à tout moment.
Exemples des possibilités de Zapier
Vous souhaitez que toutes les pièces jointes d’une conversation Gmail atterrissent dans un dossier Dropbox dédié ? Avec Zapier, c’est possible. Chaque client peut par exemple avoir son dossier. Vous évitez ainsi de perdre des pièces jointes ou de ne pas les retrouver au milieu d’un rendez-vous. Et cela, sans avoir à faire la manipulation vous-même. Cela peut aussi déclencher la création d’un rendez-vous sur votre calendrier avec l’invitation à une visioconférence, ou encore ouvrir un tableau Trello.
A noter : Zapier est une plateforme, mais pas une application mobile. Vous ne la trouverez ni sur IOS ni sur Android. Mais les automatisations sont faites sur le web et ne nécessitent pas d’y revenir en permanence. Une fois qu’elles sont validées, tout fonctionne.
Pourquoi automatiser vos tâches avec Zapier ?
Personnellement – pour celui à qui les tâches incombent – et collectivement, l’automatisation n’apporte que des bénéfices.
Gagner du temps
Vous vous demandez souvent pourquoi il est déjà 18 heures alors que vous n’avez pas fait la moitié de votre objectif quotidien ? Essayez de comptabiliser le temps que vous perdez chaque jour à faire des actions sur votre ordinateur ou sur votre téléphone portable, alors que celles-ci pourraient être automatisées.
Une minute pour ci, une autre minute pour ça, avec à chaque fois d’autres instants perdus à retrouver sa concentration… Les outils numériques silotés sont à la fois pratiques en eux-mêmes, mais chronophages. Avec Zapier, vous conservez le côté pratique et éliminez l’aspect du temps qui fond sous votre clavier.
Éviter les erreurs
C’est prouvé, les ordinateurs font moins d’erreurs que les humains, en particulier sur des tâches répétitives et routinières. Pour un algorithme, cela n’est pas un problème, il ne fatigue pas, n’est pas déconcentré par ses collègues. Pour un cerveau humain au contraire, l’ennui et la dispersion sont propices aux oublis et aux erreurs.
Centraliser les actions
Zapier peut déclencher une notification à chaque action. De cette façon, le suivi des opérations est facilité. Vous pouvez également les visualiser en temps réel.
Gagner en productivité
Pour une entreprise, quelle que soit sa taille, l’automatisation des tâches est aussi l’assurance de prises de décisions plus rapides. Et avec elles, tout leur corollaire de contrats plus rapidement conclus et d’un chiffre d’affaires qui augmente. De plus, des collaborateurs qui ont moins de tâches rébarbatives à réaliser connaissent une meilleure qualité de vie au travail.
Comment fonctionne Zapier ?
Avant de vous inscrire sur Zapier, réfléchissez déjà aux tâches que vous pouvez automatiser au quotidien. Listez ensuite les applications que vous utilisez pour cela. Dans un premier temps, vous pouvez vérifier si elles sont disponibles sur Zapier directement sur la page d’accueil du site.
Ensuite, vous pouvez vous inscrire et profiter d’un essai gratuit de 14 jours en mode premium, ou de 5 zaps gratuits pour 100 automatisations par mois. Si vous êtes entrepreneur solo, cela peut suffire. Dans les deux cas, cela vous donne largement l’occasion de tester les fonctionnalités et de mesurer le temps gagné et le bénéfice global de Zapier.
Après votre inscription, vous choisirez 5 applications dans un premier temps, puis jusqu’à 125 pour un compte premium. Pour vous faciliter la tâche, Zapier vous proposera aussi les automatisations les plus courantes, mais vous êtes bien sûr libre de choisir celles qui vous intéressent.
- Pour cela, choisissez l’application qui déclenchera l’automatisation.
- Sélectionnez celles qui doivent ensuite permettre le Zap.
- Personnalisez les fonctionnalités selon vos besoins et l’action précise attendue.
- Validez
- Zapier déclenche ensuite un test.
Zapier vous inspire aussi avec des automatisations auxquelles vous n’auriez pas pensé.
Quid de la sécurité sur Zapier ?
Étant donnés les échanges d’informations automatiques entre les différentes applications, la question de la sécurité est essentielle. Pour cela, Zapier propose un standard correspondant au niveau de celui des banques.
Signature électronique de Signaturit avec Zapier
La solution de signature électronique de Signaturit fait partie des applications indispensables connectées avec Zapier. Avec Signaturit, vous pouvez envoyer des documents à faire signer en ligne en toute simplicité et les signer électroniquement en quelques secondes, de manière légale et sécurisée.
Signaturit fonctionne comme une application déclencheur et comme une application d’action. En fonction du mode choisi, vous pouvez démarrer votre flux avant ou après la signature du document.
Signaturit comme application déclencheur
Utiliser Signaturit comme application déclencheur vous permet de déclencher une action sur une application tierce lorsqu’un document a été signé.
Signaturit comme une application d’action
Utiliser Signaturit comme une application d’action vous permet d’effectuer les actions suivantes déclenchées par une application tierce :
- Créer une demande de signature ;
- Créer une demande de signature à partir d’un modèle ;
- Envoyer un rappel de demande de signature ;
- Annuler une demande de signature.
Qu’est-il possible d’automatiser avec Signaturit ?
Voici quelques exemples :
- Archiver vos documents une fois signés dans un dossier de votre compte Google Drive.
- Recevoir un SMS ou une notification par Slack chaque fois qu’une personne signe un document.
- Envoyer un document à signer chaque fois qu’une personne remplit un formulaire en ligne Typeform.
- Envoyer un document à signer à partir d’une liste dans Google Spreadsheets.
L’intégration avec Zapier est une bonne alternative permettant d’automatiser les processus de gestion de contrats, pour les entreprises n’ayant pas les ressources (financières, équipe IT, etc.) pour réaliser une intégration API.
À savoir : l’intégration de Signaturit avec Zapier est uniquement disponible avec nos forfaits Business+ et Entreprise. Voir nos tarifs.
Conclusion
Une entreprise qui utilise tous les outils indispensables du moment (Dropbox, Gmail, Slack, Trello, signature électronique, etc.) a tout à gagner avec une automatisation simplifiée et efficace. Avec Zapier, rien de plus simple : un déclencheur, des actions. Sans besoin de développement, ce système s’adresse à tous les types d’entreprises, du travailleur indépendant au grand groupe.
Si vous êtes intéressé par l’automatisation des processus de gestion de contrats, nous vous invitons à réaliser un essai gratuit de notre plateforme de signature électronique. Vous pourrez tester par vous-même la simplicité d’envoi et de signature de documents avec Signaturit !
