Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité régit tous les aspects relatifs au traitement des données personnelles des différents Utilisateurs – personnes physiques – qui naviguent ou utilisent les services proposés par Signaturit. Par conséquent, une distinction est faite entre les utilisateurs suivants :

• L’Utilisateur visiteur, l’Utilisateur enregistré, l’Utilisateur candidat et/ou l’Utilisateur Client émetteur de documents par l’utilisation de nos solutions ou de notre plateforme auquel s’applique la Politique générale de confidentialité (Section 1).
• L’Utilisateur destinataire d’informations, qui n’est pas client ou inscrit sur notre plateforme, mais qui reçoit des informations ou des documents par l’intermédiaire de notre plateforme de la part d’un autre Utilisateur (Visiteur, Enregistré ou Client), auquel s’applique, outre la Politique générale de confidentialité le cas échéant, la Politique de confidentialité pour Utilisateurs destinataires (Section 2).D’autre part, si l’Utilisateur destinataire utilise notre plateforme ou nos solutions parce que son Prestataire/Fournisseur/Responsable de traitement l’a redirigé vers elles, il doit, en plus de prendre en compte les conditions énoncées dans les présentes, s’assurer que ledit Expéditeur (Employeur, Prestataire de services, client ou autres), en tant que Responsable de traitement ou Sous-traitant, l’a informé de la Politique de confidentialité qui lui sera applicable dans son cas.

Coordonnées de contact aux fins de la présente politique :

Signaturit Solutions, S.L. 
N.I.F. : B-66024167
Adresse : Calle Àvila, 29 – 08005 Barcelona
E-mail de contact : [email protected]
E-mail destiné à l’exercice des droits en lien avec la protection des données :
[email protected]
Numéro de téléphone: (+34) 960 031 203

 

1. POLITIQUE GÉNÉRALE DE CONFIDENTIALITÉ

SIGNATURIT souhaite vous offrir une expérience de navigation et un service sûrs et fiables. Pour ce faire, nous avons mis en œuvre la présente Politique de confidentialité qui respecte les mesures de sécurité exigées par le Règlement européen 679/2016, du 27 avril, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après, RGPD) et par la Loi organique espagnole relative à la protection des données et à la garantie des droits numériques (ci-après, LOPDGDD).

1.1 Processus de collecte de données personnelles en tant que Responsable de traitement

a) Via le formulaire de contact du site web

Pour tout doute ou question concernant le fonctionnement des services, de la plateforme ou autre, l’Utilisateur peut contacter SIGNATURIT par le biais du formulaire mis à sa disposition sur le site web. Dans ce formulaire, vous devez indiquer vos nom, prénom et adresse électronique afin que nous puissions vous contacter, ainsi que les informations requises et toute autre information que vous jugez nécessaire pour accompagner votre message.

b) Par le biais de notre centre d’assistance

Dans le centre d’assistance de SIGNATURIT, l’Utilisateur dispose d’une série d’articles explicatifs et illustratifs sur le fonctionnement des outils et fonctionnalités proposés sur notre plateforme. Le cas échéant, l’Utilisateur peut envoyer une demande pour résoudre toute question ultérieure.

c) Par le biais de notre newsletter, de notre blog et/ou du téléchargement de livres blancs

S’il le souhaite, l’Utilisateur peut s’abonner à notre newsletter, à notre blog et/ou télécharger des livres blancs. Pour ce faire il sera nécessaire de collecter son adresse e-mail afin de lui envoyer des informations concernant les services et/ou produits proposés, les nouveautés publiées sur notre blog, les nouvelles jugées pertinentes pour l’Utilisateur, ainsi que des offres, des réductions et des promotions qui pourraient l’intéresser.
Aux fins de téléchargement et d’abonnement, l’Utilisateur doit remplir un formulaire avec les données requises pour la prestation de ce service ou, à défaut, fournir son adresse électronique pour recevoir toutes les nouvelles publiées.

d) Lors de l’enregistrement en tant que client

Une fois le formulaire d’inscription en tant que Client rempli, l’Utilisateur disposera ou aura accès à un profil privé au sein de la solution ou de la plateforme qui lui permettra de consulter l’historique des signatures effectuées, les documents envoyés et le statut de ces derniers. Afin d’accéder à la plateforme et/ou de gérer toutes les démarches à effectuer entre l’Utilisateur et le titulaire de la plateforme, l’Utilisateur devra fournir une série de données personnelles, telles que le nom et le prénom, le numéro de téléphone, l’entreprise et l’adresse électronique au moment de s’enregistrer sur la plateforme.

e) En sélectionnant l’essai gratuit des services proposés

L’Utilisateur a la possibilité de bénéficier d’une version d’essai des services proposés par SIGNATURIT. Pour ce faire, l’Utilisateur, en sélectionnant cette option, doit fournir ses nom et prénom, son adresse électronique, son numéro de téléphone, sa fonction et sa société afin de pouvoir, le cas échéant, compléter le processus d’inscription à la fin de la période d’essai.

f) Par le biais de nos courriels d’entreprise

À travers nos courriers électroniques de contact (Web), l’Utilisateur peut contacter SIGNATURIT pour diverses raisons, comme par exemple, pour demander des éclaircissements en référence aux doutes qui peuvent surgir par rapport à nos services ou au fonctionnement de notre plateforme ou blog, entre autres.

g) Par les réseaux sociaux

SIGNATURIT peut, dans le cadre du réseau social sur lequel elle est présente, s’adresser aux profils d’Utilisateur au sein des réseaux sociaux qu’elle utilise, conformément aux dispositions de la section 1.7 de la présente politique.

h) Par la section « Rejoignez l’équipe »

L’Utilisateur souhaitant travailler avec SIGNATURIT peut postuler à d’éventuelles offres d’emploi dans l’entreprise en soumettant sa candidature volontairement à travers le site web où un formulaire spécifique est prévu à cet effet et auquel l’Utilisateur doit joindre son curriculum vitae.

Le candidat en question sera informé par le biais de la Politique de confidentialité relative à la sélection des candidats du fait que ses données seront traitées en vertu du processus de sélection auquel il s’est inscrit. D’autre part, il recevra des informations concernant le délai de suppression des informations fournies (soit UN (1) an), afin de traiter ses données personnelles en tant que données de candidats à un poste de travail et pourra être informé de toute offre d’emploi susceptible de l’intéresser, durant la période de conservation de ses données.

1.2. Finalités du traitement

La finalité de la collecte des données dans toutes les sections mentionnées au point précédent est de maintenir un contact direct et personnalisé avec nos Utilisateurs (Utilisateur visiteur, Utilisateur enregistré, Utilisateur candidat ou Utilisateur Client). Ainsi, nous utiliserons les données pour pouvoir répondre aux questions ou fournir les informations requises, traiter les demandes et informer les personnes concernées des activités qui, selon nous, pourraient les intéresser.

Seules les données des Utilisateurs (Utilisateur visiteur, Utilisateur enregistré ou Utilisateur Client) collectées en tant que Responsables de traitement, pourront être utilisées à des fins de publicité et/ou de prospection commerciale, ainsi que pour informer des mises à jour de nos produits, conseils, actualités, dans le cas où vous êtes/avez été client, ou si vous effectuez/avez effectué un essai gratuit des services proposés par SIGNATURIT.

Les données à caractère personnel collectées en tant que Responsable de traitement seront traitées exclusivement aux fins suivantes :

1. 1. Répondre aux demandes effectuées par les Utilisateurs et leur apporter une solution.
   2. Informer à propos des nouveautés ou des activités réalisées par SIGNATURIT.
   3. Envoyer des informations pouvant intéresser l’Utilisateur.
   4. Gérer les relations commerciales et/ou fournir le service souscrit.
   5. Pouvoir effectuer la facturation et le recouvrement des services souscrits, ainsi que la gestion quotidienne des clients.
   6. Envoyer des communications à caractère publicitaire et/ou de prospection commerciale de SIGNATURIT.
   7. Fournir les services de confiance souscrits.
   8. Traiter les processus de sélection du personnel qui peuvent s’ouvrir et la gestion des candidatures.

Il convient d’informer l’Utilisateur que les informations fournies par le biais du site web peuvent révéler ou permettre à des tiers de déduire sa nationalité, son ethnie, son sexe, son âge ou d’autres aspects de sa vie privée. Ainsi, nous vous recommandons d’accorder une attention particulière aux informations et/ou données personnelles que vous pourriez fournir.

• Légitimité du traitement et de la conservation des données

Conformément au RGPD et à la LOPDGDD, les bases légales du traitement effectué par SIGNATURIT sont le consentement et, le cas échéant, la relation contractuelle avec l’Utilisateur Client.

Les données personnelles fournies seront conservées pendant le temps nécessaire à l’accomplissement de la finalité pour laquelle elles sont collectées et à la détermination des éventuelles responsabilités pouvant découler de cette finalité, en plus des périodes établies dans le reste de la réglementation applicable à l’entreprise.

1.3. Partage des informations avec des tiers

SIGNATURIT ne fournira pas les données des Utilisateurs à des tiers. Dans le cas où SIGNATURIT aurait l’intention de communiquer leurs données personnelles à un tiers, elle ne pourra le faire qu’après avoir demandé leur consentement, qui doit être obtenu conformément aux exigences légalement établies à cet effet.

1.4. Autres exigences et particularités

Les services, l’accès aux contenus et l’offre des produits de ce site web s’adressent exclusivement aux personnes âgées de plus de 18 ans. SIGNATURIT ne sera pas responsable des dommages causés à l’Utilisateur ou à des tiers qui pourraient subir une usurpation d’identité ou toute autre conséquence négative résultant du non-respect de cette exigence par l’Utilisateur. À cette fin, SIGNATURIT informe expressément que toute personne qui fournit ses données personnelles, déclare et confirme qu’elle possède l’âge minimum requis. Il est interdit de souscrire les services de SIGNATURIT et de fournir des données personnelles pouvant impliquer des personnes mineures.

De même, l’Utilisateur est le seul responsable des mesures de sécurité qu’il met en œuvre en matière de protection de ses données personnelles, et SIGNATURIT ne sera pas tenue responsable des situations découlant de l’absence de mise en œuvre des mesures de sécurité correspondantes ou du manque de diligence observé par l’Utilisateur, ni des causes ou dommages causés par des tiers extérieurs à SIGNATURIT, y compris les cas fortuits et/ou de force majeure.

1.5. À propos des droits d’accès, de rectification, d’annulation, d’opposition, de portabilité et d’oubli

SIGNATURIT met à la disposition de l’Utilisateur les moyens nécessaires pour exercer ses droits d’accès, de rectification, d’annulation, d’opposition, de portabilité et droit à l’oubli à tout moment lorsqu’il le jugera nécessaire. À cet effet, l’Utilisateur peut demander l’exercice des droits susmentionnés par le biais de l’adresse électronique prévue à cet effet ou de l’adresse postale indiquée au début de cette politique ; en joignant, dans les deux cas, une copie du passeport ou de la carte d’identité (titulaire des données) et en indiquant expressément dans l’objet le droit qu’il souhaite exercer : accès, rectification, annulation, opposition, portabilité ou droit à l’oubli.

Afin de respecter les principes d’information et de transparence, les informations de base concernant les droits prévus sont brièvement détaillées ci-dessous :

En outre et afin de réaliser le traitement de données correspondant, SIGNATURIT conservera et traitera vos données à caractère personnel avec la plus grande diligence possible, en leur appliquant des critères de limitation et de minimisation.

De même, conformément aux dispositions de l’article 15 du RGPD en relation avec les dispositions de l’article 13 de la LOPDGDD, l’utilisateur peut présenter une réclamation relative à l’exercice de ses droits d’accès, de rectification, de suppression et de portabilité de ses données, de limitation et d’opposition à leur traitement, ainsi que de ne pas faire l’objet de décisions fondées uniquement sur le traitement automatisé de ses données, le cas échéant, auprès de l’AEPD (Agence espagnole de protection des données), C / Jorge Juan, 6, 28001- Madrid ou à l’adresse électronique [email protected].

1.6. Mesures de sécurité dans la collecte des données

SIGNATURIT maintient les niveaux de sécurité de protection des données exigés par le Règlement européen, et a prévu tous les moyens techniques à sa disposition afin d’éviter la perte, la mauvaise utilisation, l’altération, l’accès non autorisé et le vol des données fournies par l’Utilisateur à travers la plateforme.

En outre, SIGNATURIT, informe qu’en raison du service qu’elle fournit pour le compte de ses clients et afin de l’exécuter avec toutes les garanties, elle recueille, entre autres, les données suivantes des Utilisateurs : date et heure de la signature, action effectuée (signé ou refusé), système d’exploitation employé, navigateur utilisé, données de géolocalisation, statut de la signature, IP et données biométriques de la signature citée (pression, angle d’écriture, vitesse, accélération, formation des lettres et sens des traits de la signature).

1. SIGNATURIT s’engage à vous informer de toute situation susceptible d’avoir mis en danger la confidentialité et la disponibilité des documents précités et de vos données ainsi qu’à prendre toutes les mesures en son pouvoir pour résoudre l’incident dans les meilleurs délais.Toutefois, l’obligation susmentionnée ne saurait être exigible lorsque la communication de l’incident aux Utilisateurs peut présenter un risque plus important pour les données ou les documents traités. Dans tous les cas, et lorsque la loi le prévoit, les protocoles obligatoires de notification à l’autorité compétente ; ou à l’Utilisateur/aux Utilisateurs concerné(s) par l’éventuel incident qui se serait produit, seront mis en œuvre.
2. Mesures de sécurité appliquées par SIGNATURIT :

• Tous les accès à SIGNATURIT se réalisent par des connexions sécurisées utilisant le certificat de sécurité https.
• Les documents numériques archivés dans SIGNATURIT seront conservés à l’aide d’un cryptage.
• Le mot de passe d’accès à SIGNATURIT sera stocké sous forme cryptée tant qu’il sera actif.
• Afin de garantir la confidentialité, l’accessibilité et la disponibilité des fichiers conservés, ceux-ci seront sauvegardés dans des systèmes distribués et répliqués au sein de SIGNATURIT.

3. Les formules de collecte et de consentement de l’Utilisateur sont incluses dans ce texte, mais l’Utilisateur et/ou le client doivent savoir que SIGNATURIT utilise des services sur le cloud, c’est-à-dire qu’elle dispose de ses serveurs au sein de l’espace limité par le client. En ce sens, SIGNATURIT informe qu’elle dispose de serveurs Amazon Web Services situés dans l’Union européenne (Dublin, Irlande).

4. SIGNATURIT pourra souscrire auprès de tiers la prestation de certains services qui, afin de fournir à l’Utilisateur nos services, peuvent impliquer l’accès ou le stockage de ses données ou de ses documents par ces tiers. Dans tous les cas, cet accès ne sera pas considéré comme une communication des données de l’Utilisateur par SIGNATURIT à des tiers, puisqu’elle agit dans ce cas conformément au RGPD en tant que « Responsable de traitement ».

Pour plus d’informations sur les mesures de sécurité utilisées, veuillez vous reporter à la section Sécurité et protection des données.

1.7. Politique en matière de réseaux sociaux

SIGNATURIT possède un profil d’entreprise sur les réseaux sociaux Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+ et Instagram. Ainsi, l’Utilisateur est informé que SIGNATURIT est, dans ces cas, en mesure de « suivre » son activité, d’être « suivie » et que ces profils ont été créés dans le but principal de faire de la publicité pour les produits et services proposés par SIGNATURIT.

Si l’Utilisateur a un profil sur l’un des réseaux sociaux susmentionnés, il peut rejoindre la page créée par SIGNATURIT, en manifestant son intérêt pour les informations qui sont publiées sur le réseau social en question. En rejoignant la page SIGNATURIT, l’Utilisateur donne son consentement au traitement des données personnelles publiées dans son profil par SIGNATURIT.

L’Utilisateur peut accéder à tout moment aux politiques de confidentialité du réseau social lui-même, ainsi que configurer son profil pour garantir le respect de sa vie privée.

Les données de l’Utilisateur sur le réseau social ne seront traitées par SIGNATURIT que dans le cadre du réseau social lui-même et en aucun cas elles ne seront traitées en dehors de celui-ci.

L’exercice des droits par l’Utilisateur sera défini par la fonctionnalité du réseau social lui-même et par la capacité de SIGNATURIT d’accéder aux informations du profil de l’Utilisateur.

SIGNATURIT se réserve le droit d’effectuer des concours et des promotions, auxquels l’Utilisateur peut participer en lien avec sa page. Les bases légales de chacune de ces opérations seront publiées sur le réseau social, lorsque le réseau social lui-même est utilisé à cette fin, en respectant toujours la Loi sur les Services de la Société de l’Information et le Commerce Électronique (LSSICE) et toute autre réglementation applicable. Elle utilisera également le réseau social pour faire de la publicité pour ses produits et services. Dans tous les cas, si elle décide de traiter vos données de contact pour des actions de prospection commerciale directe, ce sera toujours dans le respect des exigences légales des règles de protection des données et de la société de l’information.

 

2. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ POUR LES UTILISATEURS DESTINATAIRES

2.1. Intervention de SIGNATURIT en tant que Responsable de traitement ou sous-traitant

Les Utilisateurs destinataires dont les données sont traitées par SIGNATURIT en sa qualité de Responsable de traitement ou de Sous-traitant sont informés que les données personnelles fournies seront conservées dans le but de réaliser la prestation des services que le Responsable de traitement ou, le cas échéant, le Sous-traitant a souscrits ou indiqués, afin de vous remettre certaines informations concernant un document spécifique ou d’attester la véracité de certaines données en lien avec leur envoi et/ou leur remise, telles que la vérification de la réception d’un courriel spécifique par un Utilisateur, la signature du document envoyé, l’authentification de l’identité des parties, la vérification de la date à laquelle la signature a été effectuée ou l’heure et le lieu de la signature ou de la validation du document ou des informations reçues.

En ce qui concerne ce point, SIGNATURIT n’utilisera pas vos données à des fins non prévues dans la présente politique, dans le contrat de prestation de services et/ou dans le contrat de sous-traitance de traitement des données, et s’engage à les conserver et à assurer le respect des mesures de sécurité prévues pour les prestataires de services de confiance électronique et de confidentialité ou de protection des données, telles qu’établies par les lois en vigueur.

Dans les cas suivants, la personne concernée ou l’Utilisateur destinataire doit s’assurer qu’elle a lu et accepté la Politique de confidentialité du Responsable de traitement.

a) Par la collecte de la signature de l’Utilisateur

La signature électronique avancée fournie par SIGNATURIT intègre la technologie biométrique, qui nous permet de capturer les données biométriques de la signature du signataire telles que la vitesse, l’accélération, la pression ou la pseudo-pression. Par conséquent, lorsqu’un signataire paraphe un document par le biais de notre signature électronique avancée, nous collectons ses données biométriques pour le compte de nos clients, ce qui implique d’obtenir son consentement exprès conformément aux dispositions du Règlement européen 679/2016 (art.9.2).

b) Par la collecte de données par un tiers prestataire principal de services

Il est possible qu’une entreprise (Responsable de traitement ou sous-traitant) qui fournit des services ou a une autre relation avec l’Utilisateur destinataire ait sous-traité les services proposés par SIGNATURIT pour l’exécution de certains d’entre eux. Dans ce cas, SIGNATURIT collectera vos données, en tant que responsable de traitement, aux fins de la prestation du service souscrit par la société susmentionnée, en s’engageant à ne pas les utiliser à d’autres fins que celles nécessaires. Avant de pouvoir envoyer une réponse ou effectuer une action quelconque, l’Utilisateur destinataire sera averti de la Politique de confidentialité qui lui sera applicable.

2.2. Mesures de sécurité et transferts internationaux appliqués en tant que Responsable du traitement ou sous-traitant ultérieur

Pour plus d’informations concernant les mesures de sécurité employées et les éventuels transferts internationaux avec des garanties adéquates effectués par Signaturit dans son rôle de Prestataire de services de confiance, veuillez consulter la section Sécurité et protection des données et Manuel de sécurité et de protection des données.

2.3. Exercice des droits de la personne concernée

Dans le cas où la personne concernée (Utilisateur destinataire) souhaite exercer ses droits en matière de protection des données lorsque Signaturit agit en tant que fournisseur d’un Service de confiance (Responsable du traitement ou Sous-traitant), elle doit adresser la demande d’exercice au Responsable du traitement (personne physique ou morale), c’est-à-dire la société ou la personne physique qui lui a adressé une demande de signature ou de communication certifiée. De même, SIGNATURIT, en sa qualité de Responsable du traitement ou Sous-traitant, apportera son soutien à cet exercice.

 

3. MODIFICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

SIGNATURIT se réserve le droit de modifier la présente politique afin de l’adapter aux nouveautés en matière de législation ou de jurisprudence, ainsi qu’aux utilisations futures qu’elle envisage de faire des données personnelles des Utilisateurs du site web ou des services de confiance.

 

4. INTÉGRATION AVEC LE RESTE DES TEXTES JURIDIQUES DU SITE WEB

La présente Politique de confidentialité est complétée par les Mentions légales, la Politique de Cookies et les Conditions Générales d’Utilisation qui sont publiées sur ce site web.

 

5. CONSENTEMENT AU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Conformément aux dispositions de la présente Politique de confidentialité, l’Utilisateur peut consentir aux traitements de données personnelles suivants :

5.1. En tant qu’Utilisateur visiteur et/ou Utilisateur enregistré

Pour répondre aux demandes ou aux requêtes que vous avez pu formuler par le biais des canaux disponibles sur notre plateforme.

De même, dans le cas des Utilisateurs enregistrés, afin de fournir le service demandé, de répondre à vos questions ou interrogations concernant la plateforme, de fournir des informations sur notre service ou les conditions qui lui sont applicables, ainsi que pour gérer la relation commerciale et pour effectuer la facturation et le recouvrement des services souscrits. Ou encore, pour l’envoi d’informations sur les actualités de l’entreprise, les nouveautés ou divers contenus que nous considérons susceptibles d’intéresser l’Utilisateur, y compris l’abonnement à notre newsletter, à notre blog et/ou l’envoi d’autres communications d’entreprise et/ou commerciales.

5.2. En tant qu’Utilisateur destinataire lorsqu’un tiers vous envoie un document ou une information via notre plateforme

La finalité du traitement effectué par SIGNATURIT dans ce cas est de fournir des services de confiance à ses clients (Responsables du traitement) et de pouvoir valider les informations que vous avez reçues, acceptées et/ou signées via la plateforme.

5.3. En tant qu’Utilisateur suiveur dans les réseaux sociaux

Le traitement aux fins de la gestion et de la publication de contenus ou d’informations susceptibles d’apparaître sur ses profils ou ses murs qui sont associés à notre société ou à nos partenaires et dont nous pensons qu’ils peuvent vous intéresser.

5.4. En tant qu’Utilisateur candidat à un poste de travail

Lorsque l’Utilisateur a volontairement contacté SIGNATURIT pour postuler à un poste de travail ou présenter une candidature spontanée, il accepte également le traitement de ses données à ces fins, nous soumettant en tant qu’entreprise aux dispositions de notre Politique de confidentialité relative à la sélection des candidats.

5.5. Consentement au traitement de la signature biométrique

En application des dispositions du RGPD (art.9.2), l’Utilisateur sera préalablement informé de l’utilisation et du traitement de sa signature biométrique pour la signature de documents par le biais de la solution, et devra accepter librement, expressément et sans équivoque l’utilisation, le traitement et le stockage de ses données personnelles biométriques (catégorie particulière de données personnelles) par SIGNATURIT (Responsable du traitement ou, le cas échéant, Sous-traitant) et pour le compte de ses Clients ou Responsables de traitement ou, le cas échéant, des Sous-traitants, qui appliquera les mesures nécessaires pour leur conservation et leur sécurité, conformément au RGPD et aux fins exprimées dans la présente Politique.

De même, une fois le consentement exprès obtenu pour le traitement de ces données biométriques, celles-ci seront cryptées dans le document et ne pourront en aucun cas être utilisées par Signaturit, sans préjudice des exceptions prévues par la réglementation sur la protection des données personnelles, telles que les injonctions judiciaires.